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浅谈档案管理信息化创新的必要性

“掌握新技术，要善于领悟，更要善于创新。”——邓小平

随着社会文明的高速发展以及计算机网络技术的广泛应用，各行各业都在科技的冲击下进行着日新月异的变革。可以说，任何一家现代企业的发展过程，都处处渗透着现代信息技术。其中，档案管理作为一项非常基础但又相对而言不太引人注目的工作，其信息化创新相对其他职能而言是相对滞后的。笔者认为，作为必不可少的档案管理，也应当思考着如何才能通过创新来提高工作的效率与质量。
一说起档案管理，人们往往会有以下错误的认识：
一是档案管理是某一个部门的工作。确实，在大部分企业中，档案工作基本由办公室或综合管理部门进行归口管理，但一家企业的档案材料，包括各类文书、单证、凭证、实物，甚至影像资料，这些资料全面记录着企业每天发生的各类事件，涉及整个企业每个部门的每一个人，这些原始素材的归集、整理、分类、提炼都与直接发生的部门和人员密切相关，并非某一个部门能全包统揽。
二是档案管理等同于“图书管理”，繁、慢、杂。多数人印象往往对档案管理有类似这样的画面：封闭的档案室内，排放着厚实高大的柜子，棕色档案盒堆放得整整齐齐、满满当当，一旦需要查阅档案，也得通过提出申请，查询目录、编号等繁琐手续才可。当然，传统意义上的档案室的运作模式确实大致如此，但随着信息化技术手段的不断提升，档案管理系统的不断完善，通过电脑终端快捷方便的在线检索档案已被部分管理先进的公司所采用，大大提高了档案收集、管理、储藏、检索、复制扫描等方面工作的效率，同时节省了大量人力。
三是档案管理用途单一，只能用于查询历史参考资料。企业档案管理的用途传统意义上讲，确实主要是用来收集整理历年重要档案资料，以备未来有各种需求时查询使用。如文献编纂、文化宣传、法律诉讼、案例分析等，但随着如今大数据工具的快速发展，将档案逐步纳入信息化系统，运用大数据工具，可以为一家企业多年经营快速发现内在规律，为今后的经营发展提供非常重要的参考价值。
综上所述，档案管理首先是一家企业全局性的重要的基础工作，其次越来越多的企业已意识到档案管理的重要性，愿意投入信息化改造对其实行管理创新，最后结合前沿创新技术，档案管理的价值将得到前所未有的提升。
因此，笔者认为，企业档案管理的信息化创新势在必行。主要通过以下两个方面：
一是，尽快要通过电脑系统的方式对档案管理的模式进行根本性改变，而且如今仍采用的是一两台计算机及相关软件进行单机化的管理手段已明显跟不上时代的步伐，难以满足企业发展的需要。在计算机网络技术发展快速的今天，要将档案管理形成基于互联网技术的系统，并要与时俱进，在档案管理各个环节不断运用最新技术手段，才能管理效率、成效等方面占据行业内的领先和主动。
二是，提高队伍建设，档案管理工作者作为整个档案管理工作的核心要素，随着信息化创新的不断推进，他们的素质、知识、技能对档案工作的创新发展有着决定性的作用。现代化档案管理的顺利推行也需要他们不断提高自己的专业素质。当前的档案工作并没有得到多数企业的真正重视，虽然国家出台了相关法律法规，但配套的落地措施和执行力度并没有完全到位。因此，加大对档案工作人员的培养，逐步形成适应企业档案管理的专业人才，将是当前档案管理的重点工作之一。