总裁办职能与工作流程.doc

第一部分总裁办职能印信管理职能法人印鉴、合同印鉴、相关部门印鉴的制作、登记、备案2、法人印鉴、合同印鉴的保管3、开具企业对外证明4、用印登记办公行政管理职能会务管理包括：总裁办公、中心办公会和专项会议1、助总裁做好会议议题的确定工作相关会议材料的准备会议日程的安排编发会议纪要会后督办工作（二）档案管理收集、整理、鉴定、保管、统计公司经营活动中形成的重要文件、重要历史资料。包括：合同文本、文件汇编、会议纪要、统计数据分析、科技成果档案汇编、单位发展史志等；档案的借阅登记（三）接待工作根据总裁、副总裁的要求做好公司外来人员的接待和服务工作。(四)公司用期刊、报纸的订阅于每年底负责征订公司用各级各类期刊；文书管理职能负责总裁、副总裁所需文书的起草成文归口公司内部管理制度的发文、印制工作法律事务管理职能公司证照的申办合同条款的准备和审查协助公司法律顾问处理相关法律事务企业文化的建立公司企业文化的总结、归纳内部期刊的编辑出版项目申报管理根据公司的运营需要和公司总裁的要求完成具体项目的申报、评审、认证工作；相关项目材料的组织、编写及其相关的联络工作。日常办公事务协助总裁、副总裁安排工作日程；做好各部门的协调工作；及时准确地收集、整理与公司业务发展相关的政策讯息为领导决策提供服务；根据总裁、副总裁的要求对各部门工作进行督促、检查和推动；完成总裁、副总裁交办的其他工作。第二部分总裁办工作流程及操作规范一印信制作流程和操作规范：印信制作流程部门总裁总裁办制印总裁办印鉴存档表eq\o\ac(○2)制印申请表eq\o\ac(○1)◆印信制作操作规范：1、申请：部门需制印时到总裁办提出申请填制印申请表；2、报批：总裁办将制印申请表提交主管总裁批示；公司法人印鉴与合同专用印鉴的更新、制印由总裁办直接报总裁批示；3、批复：总裁办根据主管总裁的批示制印或不制印；登记存档：登记印鉴留存单位、保管人员；存档印鉴存档表及制印申请表。用印部门或个人总裁办鉴印总裁或部门经理签字确认用印登记表eq\o\ac(○3)◆用印管理流程：◆用印操作规范用印部门或个人到总裁办填写用印登记表提出用印申请；用印人在用印申请上注明用印事由后呈报主管总裁或部门经理签字确认；印鉴保管人根据签字决定是否用印并在用印登记表上留存鉴印。二会议管理流程及操作规范◆会议管理工作流程A:总裁办公会及中心办公会工作流程会议材料准备议程表eq\o\ac(○4)总裁部门1部门2部门n召开会议筛选议题会议主管秘书总裁总裁办待议议题申请表eq\o\ac(○5)编制会议纪要会务主管秘书确定会议议程会议通知总裁办公会及中心办公会操作规范：在总裁办公会和中心办公会召开前会议主管秘书根据授权到各部门主动收集议题内容；各部门将需议事项填入公司局域网内的待议议题申请表内同时准备会议材料；会议主管秘书协助总裁筛选确定议题并确定相关部门会议材料的准备情况填制会议议程表；严格按照会议议程的安排召开会议；总裁办公会需编制会议纪要中心办公会根据需要可编制会议简报；总裁办根据授权对所决议事项进行督查并将督查结果及时反馈给总裁或副总裁。部门1总裁B:专项会议工作流程：会议材料准备召开会议部门2总裁办部门n议程表eq\o\ac(○4)编制会议纪要总裁办专项会议操作规范：根据总裁的授意确定议题相关部门、议题责任人、并收集待议议题材料；相关部门准备会议材料；主管秘书确定会议时间填制会议议程表；严格按照会议安排进行会议；编制会议纪要；就会议决定事项进行必要的督办；将督办结果反馈给总裁辅助决策。三刊订阅流程及操作规范◆公用期刊定阅流程：定阅主管总裁各部门总裁办◆期刊定阅操作规范1、订购时间：上半年下半年2、订购手续：不论单位和个人均需先到前台查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交总裁办主管秘书核对算价确认无误后当面缴款开票。3、公费订购报刊由总裁办主管秘书根据主管副总裁的批示持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外尚须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些领导。四文书管理工作流程及操作规范◆文书管理工作流程：总裁办相关部门总裁总裁办条文总裁条文存档备案讨论或辩论试行修正或废止◆文书管理工作操作规范：调研和收集各部门工作信息同时将调研结果和立案建议上报总裁；根据总裁的授意拟写相关条文或由相关部门进行草拟总裁办协助进行把关审核；会同相关部门对条文实行后可能出现的正面或负面效果进行讨论并进行必要修正；在条文的试行阶段汇总总结出所反映的问题并将整理后的结果报总裁核批；总裁签字确认同意颁发的公文；将正式下发的条文存档备案；对