家居集团客户投诉处理管理规定.docx

Q/OPJT欧派家居集团股份有限公司企业标准Q/OPJT2472-2015欧派家居集团客户投诉处理管理制度JTTY-1402015-04-10发布2015-04-27实施欧派家居集团股份有限公司发布前言
本制度起草、解释部门：客户服务分部;
本制度起草人：唐由武;
本制度终批人：谭钦兴;
本制度为第五次修订发布;
微调说明：见制度部分内容调整申请;目次
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欧派家居集团客户投诉处理管理制度
1.目的：为了维护企业形象及提高企业美誉度,使客户投诉处理流程更加顺畅,确保及时、准确地完成客户投诉处理,提高橱柜、集成家居、木门、卫浴产品及服务质量,特制定本制度;
2.适用范围：本制度适用于橱柜、集成家居、卫浴及木门公司对客户投诉的处理;
3.主要内容
定义
公司代理商和已付订金或预约金的客户以及使用我们产品的终端用户;
各方面的不满;
不计多次投诉,则客户再次对解决方案表示不满,将不计入多次投诉;
分部发出的投诉单包括二次或多次投诉及再次反馈的投诉单、售服单包括再次反馈后,于两个工作日内为保证处理的及时性,星期六需要计算在两个工作日内,如星期五上午10：00由座席代表通过协同发出的投诉单,最迟回复时间为下个星期一上午10：00回复的投诉单数与本投诉处理责任人责任投诉总单数的比率;如：某线及时在两个工作日内回复的投诉单数为5单,总责任投诉单数为6单,则及时回复率为：5/6=83%;
客户投诉后,总部客户投诉处理责任人员与客户沟通联系处理的投诉个数与客户投诉总个数的比率;如某月F1线投诉个数为5个,与客户沟通的个数为4个,则总部与客户沟通率为4/5=80%;
客户投诉后,投诉处理责任人员处理投诉单完毕后将最终处理结果回复至客户服务分部个数与该线别客户投诉总个数的比率;
管理职责
分部客服线
400热线电话、传真、电子邮箱、网络、直接客户回访及邮政信件等渠道获得的客户对产品服务的要求及投诉信息,通过公司协同管理平台发送客户投诉处理单见附表一给客户投诉处理责任人员;
客户服务分部当月受理的所有客户投诉,分析客户投诉信息,制作集团下属公司客户投诉汇总表见附表二及集团下属公司客户投诉分析统计报告见附表三,经部门审核后报总经理室批准再发送各相关人员投诉分析统计报告发送对象详见集团下属公司客户投诉分析统计报告发送接收人附表四;
集成家居、卫浴及木门公司各部门负有特定对外联络管理责任的岗位人员,详见附件一：客户投诉处理各部门责任岗位;每年各部门新的组织架构确定后,应依据客户投诉处理各部门责任岗位中的处理单位对应填报处理责任人,于组织架构确定后的两个工作日内交客户服务分部客服组长更新;客户服务分部制作投诉单后将按责任人对应发送,各部门投诉处理责任人中途如有变更,在变更工作交接前须经部门负责人批准后,通过协同管理平台向客户服务分部提出变更通知为规范发送的流程,投诉处理责任人短期请假无须通知客户服务分部,由各部门调配好投诉处理责任人,客户服务分部不做发送责任人的变更;
集成家居、卫浴、木门质量部：负责对责任部门提出的质量问题的责任划分有争议的情况进行判定;
集成家居、卫浴、木门工艺技术部和产品规划与研发部或开发部：工艺技术部在责任部门要求的情况下负责对非常规工艺技术、材料等特殊工艺投诉问题的分析和解决方案的制定;规划与研发部或开发部负责对此进行价格等方面的核定;
集成家居、卫浴、木门制造线：附件一中的由橱柜、厨电、家具、卫浴、木门制造线负责处理的投诉内容应由相对应线制定解决方案并及时回复;
集成家居所在公司各经销部门、工程销售服务部、卫浴销售服务分部、木门经销部：所有直接用户的投诉各所属部门均为处理跟进回复的当然责任人,有对投诉进行跟进回复的责任如橱柜、集成家居、卫浴、厨电、木门制造线应负责处理的投诉相应部门责任人也应跟进,若因跟进不到位产生二次或多次投诉将承担责任;
客户投诉处理流程
直接客户投诉处理程序详见附件二：直接用户投诉管理流程图;
分部座席代表接收投诉,对客户投诉进行记录,生成投诉处理订单,进行后台处理制单,能即时回复客户的即时答复客户,不能处理的,转派各部门客户投诉处理责任人员进行跟进,各部门客户投诉处理责任人接收到转派的客户投诉单后,与合作商场和客户进行协商处理,当客户要求超出标准时,相关处理责任人应根据逐级上报原则报相关部门审批、判定处理办法,在规定时限内答复给投诉人,并督促商场按协商时间处理客户问题,并于2个工作日内回复给客户服务分部座席代表,由座席代表对客户投诉进行满意度回访;
分部客服组长,由客服组长安排座席代表根据反馈内容制作成投诉单或者售服单,通过协同管理平台发送给各处理责任部门时,需抄送给监察审计部工作人员知悉;
工艺技术部,由其在2个小时内提出解决方案,并回复相关客户投