会议运营管理教学教案.ppt

会议运营管理OperationandManagementofMeeting◆本课程安排说明
◆课程目标
◆考核要求
◆学习要求
◆需要说明的其它问题第一讲会议概述问题一：会议的涵义、特点和作用

【案例3】卓有成效的会议
万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东地区、华中地区成立了多家分公司。当初公司刚刚组建时，公司总经理就曾希望能打造一支优秀的管理团队，让集体的智慧发挥作用，避免出现个人决策的随意性及失误。为此，万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的网络会议。在会议上，总部各部门的经理、总监都要跟各分公司的经理、总监进行沟通和交流。在会议上，大家一起讨论某件事情做还是不做、怎么做、先做什么、再做什么，经过多次讨论之后才形成一个集体的决议。有时公司也召开会议，征求员工的意见，员工把意见提出来，通过讨论形成决议。因为是员工自己认同的，这也就会鼓舞员工更好地做好事情。这种决策集合了上上下下全体员工的智慧，而不是公司单个领导坐在办公室里，拍拍脑袋决定的。凭借其独特的管理方法，公司团对越来越具活力，公司发展也越来越红火。
【案例4】
宏宇公司总经理对本月工作有三项决定，他可以通过两种方法告知其部下（20人）；一是请秘书通过电话或发邮件方式转达二是开一个20分钟的小会，宣布决定和回答部下提问。如果采用第一种方法，他的秘书至少需要20分钟的时间来将决定通知下去，如果部下有疑问，那需要更多的时间质疑和解答，而且通过转达，难免信息失真。但是如果开个20分钟的小会就完全可以解决问题了。

★思考题
根据上述两个案例，分析召开会议的作用
Ⅲ.归纳与总结
（1）应知部分
▲会议的涵义
会议是指3个以上的人组成的群体为研究问题、交流思想、获取知识、表达观点、贯彻指示、分析对策、安排任务等明确会议的目的，在特定的时间和地点，遵循一定的会议规则，围绕会议议题和主题，展开讨论，最终使与会者达成共识，得出结论的活动。
会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。
形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

（2）应会部分
能够根据工作的实际情况和已有的条件，判断是否需要召开会议以及召开什么样的会议
Ⅳ.课堂训练
(1).背景材料
2003年春夏之交，“非典”肆虐，锦江公司董事长对此事非常重视，让秘书通知公司经理、党总支书记、副书记、各部门负责人以及公司“防非典”委员会成员于下午14：00在公司总部2楼会议室召开“防非典”工作会议。会议目的就是为了加强企业对“非典”流入的控制，完善企业对“非典”突发事件的紧急处理措施，做好“防非典”的后勤保障工作。各位与会者围绕明确的会议目标，结合本部门自身情况，对如何做好“防非典”展开讨论。(2).要求
①将班级分成多个小组，让每组的学生分别扮演董事长、公司总经理、党支部书记、副书记、各部门负责人以及公司“防非典”委员会成员，围绕既定目的，按照上述情景对完善“防非典”措施各抒己见，展开讨论。
②根据上述背景材料，总结此次会议的目的、特点和作用。
⑶.小结
此次会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织、有计划的商议活动。本此会议起到了集思广益、科学决策、协调矛盾、统一思想的作用。问题二：会议活动的基本要素【案例6】
2005年11月13日，吉林石油化工公司发生爆炸。含有苯及其他有毒物质的污水泄入松花江，这条河是哈尔滨的主要水源。市民的不信任和恐慌情绪迅速在整个城市蔓延，政府由于担心发生环境灾难决定停止供水4天。因此人们疯狂地去超市抢购矿泉水和啤酒。作为本地产品的哈尔滨啤酒却被传言啤酒水源可能受到了污染，人们纷纷去购买其他品牌的啤酒，即使哈啤一位副总经理表示哈啤的水源一直来自厂内地下80米的深井，自来水只是非生产用水，但是对于多数哈啤消费者而言，他们不了解深井水与松花江水的严格划分，对哈啤集团关于深井水的解释还是存有顾虑。就在11月22日也就是全面停水的前一天,哈啤高层深夜召开了会议,整整讨论了4个小时,最终达成共识----节约出一部分啤酒酿造所用的地下深井水,协同政府在厂区前开设指定供水站,设置4个水龙头,免费向市民供应最优质的地下深井矿泉水。同时,哈啤集团还派出印有哈啤标志的两辆流动供水车，为街区的孤寡老人“送水上门”。哈尔滨的各大新闻媒体纷纷刊出以“哈啤雪中送炭”、“滴水成泉爱心荡漾”为标题的文章，哈啤用自己的决心和行动表达了对受灾人民的关心。一时间，哈啤在人民心中又重新树立了一种形象，人民又可以放心地去购买哈啤了。可见，4个小时的会议给哈啤集团带来转机。这与会议事先正确确定主题---“如何在关键时刻为市民服务，同时也消除市