公文收发管理制度.doc

公文收发管理规定

一、 目的
为提高公司公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，根据公文办理的相关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。
二、 适用范围
由公司颁布的公司级文件、管理制度和办法、通知和公告等文件。
三、 收文办理
（一）外单位所有来文及各部门接到的文件、通知等，应统一由综合办公室办理收文手续。
（二）签收文件时，要认真清点，检查收文单位或收件人姓名；核对文件份数、标题并逐件编号，粘贴文件传阅处理单，并登记收文登记簿。
（三）凡正式文件应附上“文件处理笺”，综合办按照文件的内容和性质进行分送；相关领导阅批后，由综合办按领导批示意见进行分办。重要文件或紧急文件应立刻呈送领导或分管领导，阅批后分送承办部门阅办。
（四）传阅文件应于一天内阅毕；有办理期限的，应按规定时限办结。
（五）办理完毕的来文应由办公室进行归档。
（六）各部门在办理来文过程中，要严格执行有关保密规定，防止泄密事件发生。
（七）保密件应单独编号，并于收到当日相关领导处阅示，阅完后单独保管，并做好保密件的清退工作。
（八）特殊情况下需要处理急件，而分管领导出差无法签批的，可以电话请示。但是分管领导回来后必须补签批示意见。
（九）文件的传阅
传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级的文件带回家阅读或随身携带到公共场所，也不得将文件转借他人阅看。
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给拟办部门，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，综合办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
文件阅完后，应交还拟办部门，切忌横传。
四、 发文办理
（一）发文办理的程序一般包括：拟稿、校对、审核、签发（批准）、登记、印发、归档、销毁等。
（二）公司综合办公室负责文件的上报下发，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
（三）凡以公司党政名义上报、下发的各种文件、需要统一编制文号的公文，纳入发文范围。
（四）各职能部门需要发文，应事先向综合办公室提出申请。综合办同意发文，由职能部门草拟文稿，文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位等。
（五）部门负责人核稿并签字。综合办对文稿内容、格式进行把关，确定分发或报送份数、综合办主任进行审核。
（六）综合办将文稿送公司领导签发。经领导批准签发后的文稿由综合办进行校对，校对完毕签名确认后再进行打印。
（七）经签发的公文，统一由办公室编制文号并下发。
（八）签发后的公文，未经批准，不得改动。
（九）公文办完后，办公室应及时将公文的签发稿、正本和有关材料整理归档。
五、 其他
（一）其他对外报送的材料，由办公室填写对外报送材料登记簿，经相关领导审核批准后方可对外报送。
（二）每周核查一次收发文与收发文登记簿是否一一对应，确保收发文登记准确、及时，要求收发文出错率为0，登记率为100%
（三）本制度自下发之日起执行，最终解释权归综合办公室所有。