便利店商品的采购管理.doc

连锁便利店运营------编制：韩秀好

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便利店商品的采购管理

第一节采购原则

一、廉洁原则；
二、性价比最优原则；
三、同品牌最低价原则；
四、公开公平原则。

第二节商品采购流程

一、收集市场信息
包括商品信息、价格信息及厂家或供应商资料信息等。
二、采购方式确定
采购课根据下列因素确定最有利采购方式：
1、商品销售状况；2、商品需求数量；3、市场供需状况；4、价格。
三、商品价格审核
（一）、向供应商提供商品需求明细，要求在规定期限内给出相应报价单；
（二）、挑选3家以上供应商询价、比价、议价；
（三）、采购课主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价；
（四）、采购主管审核价格，呈部门负责人审核，并呈总经理确认批准；
（五）、总经理可视情况要求再行议价或要求采购课进一步议价。
四、商品价格调查
（一）、已核定的商品价格，采购课必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据；
（二）、本公司各有关部门，均有义务协助提供价格信息，以利采购课比价参考；
（三）、已核定的商品采购单价如需上涨或降低，要重新报批，且书面说明原因；
（四）、单价调整审核流程，与新价格审核流程相同；
（五）、采购数量有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。
五、供应商的选择
除经总经理特准外，均需向合格供应商采购；合格供应商一般要求符合下列条件：
1、具备省级总代或一级代理资质，能提供各项合法资质证明和材料；
2、经本公司供应商调查，列入合格供应商名列；
3、经本公司供应商评鉴，为同业中的佼佼者。
六、供应商索证及索样
（一）向供应商索取必须的资质证明材料，如厂家生产许可证、卫生许可证、批次检验报告以及供应商的营业执照、税务登记证等，并存档备查。
（二）通知供应商带商品的样品交商品部进行商品质量鉴定、审核。
七、合同谈判与签订
商品部鉴定后给出意见，质检合格的商品资料经商品部经理、运营总监、总经理签名确认后，由采购通知供应商并带齐相关证件，前来洽谈合作，确定最终谈判价格，交货期及相关条件（返利、店庆、节庆、入场、促销、陈列、广告等），按照审批流程，签订年度采购战略合同，备案存档。
八、建立供应商档案及商品信息
（一）、将确定合作的供应商的相关资料信息、合同信息及其提供的商品信息编码录入系统；
（二）、指定专人妥善保存供应商相关文本资料。
九、下达采购订单
（一）采购人员根据门店需求信息和仓库库存信息制定采购计划，报商品部经理、物流部经理、运营总监审核，总经理审批后执行；
（二）下达采购订单给供应商，并确定及追踪供应商的交货时间和数量；
（三）将商品到货时间及到货明细通知到仓库部门做收货准备。
十、到货、验收、入库、退货
（一）仓管员按采购订单和《商品验收标准》进行验货、入库；若有不合格、短缺问题按有关规定处理。
（二）对于门店滞销或出现质量缺陷的商品，经采购与供应商及时联系，由仓库负责办理退货；
十一、单据处理及供应商结算
（一）商品到货入库之后，采购员核实订单与到货数量无误之后交至财务审计部核实做账。
（二）采购主管审核采购订单与仓库实收入库单的差异，并及时协调供应商解决；
（三）做好相关单据的处理、传递、确认和审核工作，配合物流、运营和财务做好供应商的货款结算。
十二、举办供应商年度合作联谊活动
通过举办供应商年度合作联谊活动，加强与供应商的沟通与联系，巩固和强化战略联盟合作关系。

第三节采购管理相关规定

一、商品品质保证
商品采购应由供应商承负品质保证责任，并在订购前明确，要求供应商承诺下列品质保证：
1、供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统；
2、供应商商品验收入库应逐批作抽样检验；
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格记录；
4、接受本公司必要的供应商调查、评鉴。
二、进货验收规定
供应商提供的商品，必须经过仓管、品管、采购等人员的验收程序，主要包括下列几项：
1、确认订购单；2、确认供应商；3、确认送到日期；4、确认商品的名称与规格；5、清点数量；6、品质检验；7、处理短损；8、退还不合格品。
对检验合格商品，入库后应予以明确标识，以确保后续品质的可追溯性（如供应商名称、商品规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等，以便追溯、区分、使用）。
三、纠纷处理
有关采购商品发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理规定如下：
（一）、处置依据
以双方事先约定的品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等，原则上以本公司的《商品验收标准》为依据。
（二）、采购商品退货与索赔
1、拟退回的采购商品应由仓管员清点整理后，通知采购课；
2、采购课经办人员通知供应商到仓库领取退货品；
3、确属