会议及展览策划完整意向书.doc

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会议及展览策划完整意向书

篇一：会展策划文档
会展业作为新兴服务业,是2l世纪的朝阳产业,有着巨大的发展潜力、它带动纺织服装,住宿,餐饮,通讯,旅游,购物等相关产业,那么如何策划一场成功的会展呢？
;所谓策划既是策略和规划，是从全局的、前瞻的、长远的、动态的角度对某种活动进行安排和部署，为活动目标顺利成功的实现奠定基础。所以，会展策划既是为会展活动的顺利进行、会展目标的顺利实现而在展前、展中、展后对各个细节、步骤及其目标的完成进行全方位、多角度规划。
会展策划包括会议策划和展览策划。所以会展策划关键就是做好这两方面的工作。一方面，会议策划要使会议能切实的达到信息交换的目的。
另一方面，展览策划就是要使各种各样的展览能到达产品展示和技术交流的目的。在这两种情况下，要充分利用现有的条件和资源，用最有效率的方式，以最小的成本获得最大的收益为准则达到营销活动预定目标。
会展策划是一项庞大而复杂的工程。需要大量的人力、物力和财力，还要周密的布置和安排以及必须的一些程序。
会展策划包括四个阶段：一，展览筹备阶段：
决策阶段（展览决定，展览目标，展览选择），展览策划（拓展与组团，联络与谈判）;二，筹备阶段：
展品与运输，设计与施工，宣传与公关，展台工作准备三，展出阶段：
展台工作管理四，展后阶段：
后继工作（评估与总结）首先，我们先看第一阶段。决策阶段，先是展出决定，展出决定需要考虑多方面因素：
（一）内部有无发展需要（营销需求）
（二）外部何处市场有潜力（市场条件）
（三）应使用何种营销手段
（四）内部有多少资源可以利用（内部条件）。我们说会展是一种很好的营销方式，但应注意选择营销方式要综合多方因素：营销目标和战略，市场环境和条件，营销方式本身的形式和作用。无论那种方式只要能很好的达到目标，并使成本效益最低就是好方法。所以不一定要选择会展。另外还要考虑内部条件，比如财力，人力，精力（注意展览筹备时间要在6个月以上，且不能中断）如果综合分析之后确定要参展，要制定展出目标：制定恰当的目标是展出成功的必要条件。展出目标包括基本目标，产品目标，价格目标，宣传目标，销售目标，管理目标。如果是集体展出还要有集体目标。制定目标一定要有依据，要全面考虑展出与其他工作的关系，要实际，有重点，具体，稳定，落实。展出选择;首先对展览种类进行选择也即在性质，内容等大的方面选择符合展出者营销目标要求的展览项目。二，选择在时间，质量等具体方面合适的项目展出策划。展出策划有四大因素：（1）明确人员及分工（2）确定工作事项及顺序(3)规定时间和期限（4）规定费用标准制定预算方案。预算方案指定的好坏直接影响会展的收益以及效益。预算方案的制定要有计划、有步骤，不断更新信息。一般来说制定一份会展预算应包括以下内容：
1、历史数据。
2、行政管理费。
3、收益。
4、固定费用。
5、可变费用。
6、详细开列的项目。
7、调整控制。
展览策划方面包含拓展与组团，联络与谈判。其中，拓展与组团要先进行拓展宣传(注意宣传对象，宣传内容，宣传方式)，选择参展者，还要注意组团管理等。而联络与谈判方面则主要和主办方的交涉，要和主办方保持良好的关系，对参展的作用不言而喻。
第二，筹备阶段;展品与运输：首先选择展品，要有针对性，代表性。这些要考虑到展出者的供应能力，市场条件和需求潜力等因素。然后展示展品，注意包装和装箱。
（二）运输
运输之于展览就如粮草之于军队。俗话说：兵马未动，粮草先行。后勤保障对于任何行业都是至关重要的。在展览运输中根据形式的不同分为国内展品运输和国外展品运输，本地参展运输和异地运输。一般来说，本地参展的运输环节较少比较好解决，但异地参展中的运输问题则往往是最让组织者头疼的问题。因此，运输要考虑多方因素：运输方式，路线，日程，费用，公司，代理，展品特点等，另外又分去程运输和回程运输。
设计与施工需要设计策略。商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要技能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。设计策略要详细具体，操作性强。
宣传和公关要制定媒体策略。现代社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体是各种各样的煤体。会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或者展览会的需要和条件，来选择合适的媒体，在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。
第六，撰写策划方案。包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟订策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。广义的会展策划可以涵盖经市场调查而成生的市场可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策略方案、宣传手册等，包括围绕会展展前、展中、展后所有的策划文案
展台准备阶段也即会展设计阶段，要注意展示空间设计，会战陈列设计，会展照明，