企业数字化档桉中心桉例分析.doc

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企业数字化档桉中心桉例分析

企业数字化档案中心3Hmis是一个天生的数字化档案管理系统，它的底层设计，充分考虑了数字化档案管理的需要，并且，可对纸质档案和数字化档案实施同步管理。
档案分类方法3Hmis容许用户根据自己的需求，对档案进行任意分类，但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。
对于企业，一般按标准将档案分为10大类，即：·党群工作类·行政管理类·经营管理类·生产技术管理类·产品类·科学技术研究类·基本建设类·设备仪器类·会计档案类·干部职工档案类对于特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
创建档案分类在3Hmis中，档案分类是一种专门的类型，只要你采用类型定义功能定义档案类型，并形成类型架构，其类型架构即具备了相应的档案管理功能。
3Hmis还提供了用于企业档案管理的分类模板，直接套用即可形成相应的档案管理架构，如：套用该模板，即可形成企业的档案管理架构。
用户也可创建自己的档案分类模板，供需要时套用。
档案管理与利用授权3Hmis的授权，是按档案类型来进行的，对上位类进行授权，下位类将继承其权限。
3Hmis提供了用户组和岗位的管理功能，将某一岗位的权限授予某一个用户组，将大大简化授权操作。
归档与录入3Hmis提供了多种文件录入与归档的操作方法，用户可根据自己的需要灵活使用。
归档编辑功能是一个综合性的归档平台，将文件归为档案.档案属性的录入.电子文档的引入以及档案注册.表格打印等各种归档操作，都可在一个操作界面内完成。
在3Hmis的桌面工具中，还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入3Hmis的程序，可大大加快电子文件归档处理的速度。
档案搜索3Hmis提供了一个专门的搜索平台，专业术语是“工作搜索”，可方便地依权限搜索档案。
3Hmis还提供了搜索的通用接口，用于将3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。
应用举例某大型国有企业，下属112个分支机构，拥有专职档案管理人员18人，其中，综合档案室2人，各部室专职档案员4人，一级下属机构专职档案员12人，分设于总部及分支机构的档案库房12间，各分支机构都有独立运行的档案管理系统，但系统之间无法协作与共享，借阅档案仍需在管理系统中查找到存放位置后，再去档案库房取阅，分支机构到总部查阅档案.或总部人员到分支机构的档案库房去查找档案，最远距离超过60公里，办公成本高昂。
为了配合企业精简机构和降低管理成本的需要，决定采用3Hmis企业版来进行档案的集中统一管理，并逐步将档案数字化，形成数字化档案中心。
基本方案如下：
1.在公司总部综合档案室设立数字化档案中心，数字化档案信息集中统一管理，实体档案划归综合档案室统一管理，但仍分布陈列于现有的12间库房。
2.相关部室及分支机构的专职档案员岗位全部取消，所有档案业务划归综合档案室统一管理，人员编制由2人增加为8人，即整个公司档案人员编制减少10人。
3.各分支机构与公司总部已全部采用专用高速网络相连，档案集中管理可借用这一高速网络，也就是说，网络环境不必另行投资。
4.将利用较为频繁的档案集中数字化，近5年内的档案原则上全部数字化，形成档案数字化信息300余万件，该部份数字化工作，采用外包的方式完成。
5.除非法律需要，原则上不再借阅档案原件，对于其它暂时没有数字化的档案，在有人借阅时将其扫描录入系统，借阅人直接阅读扫描件，下次利用时则可直接查阅数字化信息。对于利用率不高的档案，采用首次利用时数字化的方法，最符合成本效益原则。
6.对于新形成的文件与档案信息，要求与工作进程同步管理，也就是说，文件一经形成，就要将其移交综合档案室，即时数字化，即时提供利用。
7.对于不同类型的档案，根据职员的工作职责，按其工作需要进行授权，2300名职员，都可通过统一的档案搜索平台，依权限查找工作所需的档案信息。