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收文管理流程

神马集团有限责任公司
第五章行政管理索引号行政管理002第一节公文管理收文管理1范围月度采购计划包含适用于公司统一签收政府有关部门和上级主管部门下发的公务文书，并根据规定的要求进行办理以及办理完毕后将公务文书立卷归档的全过程2控制目标2.1确保公文办理工作的效率和质量2.2在办理下发公文的过程中确保国家或公司机密的安全3主要控制点3.1办公室主任审阅上级有关部门下发的公文，提出进一步处理意见计划人员根据物料品种确定是否本年已有签约供应商，没有供应商的重新进行选择，已有供应商的确定供应价格3.2公司总经理或副总经理批阅相关文件3.3对公文办理时间接近或已经超过规定时限的部门催促其尽快办理4特定政策4.1下发办理过程一般使用复印件，若需用原件时，须办理借文手续4.2对公文办理超越规定办理时限的相关部门，在考核时根据逾期天数计入内部客户满意度调查中4.3未经集团公司办公室接收的公文，运转中如发生误压.漏办.丢失等情况，由送.接公文人员承担责任4.4收文公文的运转应做到准确.及时.安全，避免压误.丢失和疏漏，保证公文的安全.快捷.高效运转4.5公文运转的各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理，做到急件随到随办，一般文件一日一清。凡送领导阅示.审批和职能部门办理的公文，如有关领导外出，一般可以送代管领导审批；不能代批的，视时间要求灵活办理4.6凡涉及其它部门或由多个部门共同实施的事项，主办部门应主动与相关部门协商，并逐一签署具体意见.负责人名字.加盖印章。在协商过程中，相关部门必须以大局为重，要站在全局的立场上看待问题并保证实施。有关部门就有关问题多次协商意见仍不一致时，主办部门应以文字形式予以如实反映，随文件文稿一并送交集团公司办公室，提供公司领导进行协调.决策。重大问题，征得主管领导意见后可直接汇报
5收文管理流程C-15-01-002步骤涉及部门步骤说明1办公室机要管理员签收上级有关部门来文，登记阅文单2办公室主任审阅外来公文，提出处理建议，决定是否需要公司总经理/主管副总批阅2.1办公室秘书若需要公司总经理/主管副总批阅，将公文提交给公司总经理/主管副总2.2公司总经理/主管副总批阅相关文件，提出处理意见或措施3办公室秘书根据阅文单批示，若需要转发办理，起草公司转发公文，附正式文件交机要管理员下发办理3.1办公室机要管理员根据批示，若需要直接下发办理，通知相关部门签收文件，若不需要下发办理，将公文立卷归档4相关部门经理综合管理员签收公文交本部门经理，本部门经理阅处上级部门的下发公文，负责办理或组织学习5办公室秘书公文下发后，确定相关部门的办理时间是否临近或已经超过规定时限5.1办公室秘书在临近时限两至五天时下发第一次文件催办单，催促有关部门及时处理公文有关事项，在到期的当天下发第二次文件催办单，对超过规定时限的，要登记核准超限的时间6相关部门综合管理员将办理完毕的公文返还办公室，延期的要向办公室机要管理员说明情况7办公室机要管理员将各部门返还的公文立卷归档。对超越时限的情况及时向办公室主任汇报
8办公室机要管理员年底根据归档要求，将留存的公文移交档案室15－11－2－4