QESC-32外来文件的管理制度(EPC三标体系-作业文件)2-5.doc

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QESC-32外来文件的管理制度（EPC三标体系-作业文件）2-5

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xx-12-20发布
xx-12-25实施4
1、目的对外来文件进行控制，确保其有效性、适宜性与充分性。
2、范围本程序适用于设计院之外的所有外来图样、技术文件、技术协议、检验规范、工程规范等资料；同时也适应于所有外来标准文件（即设计院外收集或购买的国家标准、行业标准、国际标准、国外标准等文件）、图书资料等技术资料的纸质版本和电子版本，计算机存储介质（光盘、硬盘、软盘）。
3、工作程序
3、1技术质量部负责建立和维护外来文件数据库，统一管理。
3、2有关人员对收到外来文件应负责并及时存档。
3、3项目负责人负责识别外来文件的适用性，确保外来文件清晰、有效，定期将最新版本的外来文件信息通知到各相关部门并实行有效控制。
3、4档案室负责外来文件的归档登记、存档和发放，并按技术档案管理的规定运行。
4、参考文件无
5、定义/缩略语
5、1外来技术文件外来技术文件主要是指外部提供的图样、技术文件、技术协议，检验规范、工程规范、外来的招投标文件等技术性文件。
5、2外来标准文件外来标准文件是指国家标准、行业标准、国际标准、国外标准等标准文件。
5、3外来文件外来文件是对外来技术文件和外来标准文件的统称。
6、工作程序
6、1外来文件接受应有《外来文件审批表》、并接收登记，建立《外来文件清单》。外来文件编号按各自原来的编号，外来文件应加盖“技术部”印章进行控制。
6、2外来文件在使用过程中如发现有异常时，使用部门不得私自更改其中内容，如需更改应由技术部及时联络文件提供方，共同探讨，所做的任何修改均应由文件提供方确认。
6、3外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印。如特殊情况需借阅或申请影印时，应得到技术经理或其授权人的批准。
6、4对于业务原因，需将顾客资料发给供应商的，必须获得顾客的事先确认；否则应将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放记录。
6、5当外来文件由于修改等原因作废，技术部应及时将作废文件收回，发放新的文件。
6、6对外来文件通过分发后，各使用部门应妥善保管，防止丢失，一旦发生丢失，应及时报告技术部，经技术经理或其授权人批准后，重新发放，做好文件发放记录。
6、7对已经作废的外来文件，均应加盖作废印章的标识，以防止误用。
7、记录
7、1《外来文件审批表》QESC-32-01
7、2《外来文件清单》QESC-32-02外来文件清单编号：QESC-32-01序号文件名称编号受控号份数接收人日期备注外来技术文件审核表编号：QESC-32-02项目名称合同编号文件类别组织审核部门审核时间文件编号记录人审核记录：图样形状及尺寸：各项技术要求：设备能力是否满足：试验检测：其它事项：最终审核结果（包括存在的问题或待澄清疑问）：参加审核部门及人员（签名）：部门/姓名：部门/姓名：部门/姓名：部门/姓名：部门/姓名：部门/姓名：5