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费用报销：没有得到重视的重要工作
费用报销工作如同一面镜子,可以照见公司管理的方方面面.签字流程与权签额度体现了公司的内控水平;发票审核与费用归属可折射税控风险意识;有无公款私用、贪污浪费可甄别高管的廉政程度;费用动向则能透视公司运作效能.
(一)重点关注涉税风险
费用报销时应重点关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项.其中,发票的合规性与潜在的税务风险高度关联.潜在税务风险点包括:①发票审核不严,导致假票、废票入账,少交所得税;②将薪酬类支出当作费用处理,如出差补贴,节日福利、服装费等少交个税;③将不能全额在税前扣除的费用计入其他科目,如将旅游费计入差旅费,少交所得税;④将赠送行为当做费用报销,如购礼品用于客户维护,少交增值税、个税、所得税.
为了降低涉税风险,费用报销需做到四个统一,即会计分录、凭证摘要、审批单据、发票应保持一致.这样做一方面是为了让会计做账规范,另一方面是为了规避税务风险.许多企业的费用报销瑕疵多多,有替票现象,有白条现象,也有套现现象,还有替薪现象,这给财务留下诸多隐患.不管怎样,会计人员应秉持一点:费用报销,以发票记录为准,只认发票上的列示.
(二)审批签字如何规范
员工报销费用时,都需要哪些人签字呢?中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部、财务总监、主管副总.如果公司规模较小、内控缺失或没有下发费用预算,一般还需总经理签字.
费用报销时会计审核都要做什么?①发票的合规性,挑出假票、废票;②报销金额与发票金额是否一致;③权签是否完整;④费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;⑤报销单填写的事项与发票是否一致,会计做账时要随发票走.①②⑤体现的是涉税风险控制,③体现的是授权控制,④体现的是预算控制.
各级领导进行费用报销权签时,等于是为公司资金的支出把关.如何杜绝一些领导不作为、乱作为呢?不妨借鉴一下华为的做法.华为高管余某因在费用报销审核中未认真履责,华为决定停止其费用报销权签权力三年,本人承担连带赔偿责任.三年内如需恢复权签,须由个人聘请外部审计师对其停止权签权力之前三年的权签行为进行审计,审计中发现的违规金额及审计费用由其本人承担后,方可恢复费用报销财务权签权力.
(三)发票的学问
千万不要相信市面上兜售的保真发票.小广告以只要税点绝对保真为噱头,极易骗得企业上当.上当的内因当然是购票者的私念,或想规避个税,或想套取公司资金.外因则是发票商抛出了可验收后收费的诱饵.这时要多个心眼了,查验发票还真可能是真的.伎俩在后面,当你付清税点后,开票方会申请将这张发票作废.
实际上,假发票很少是善意取得的.其中,一部分是企业以费用报销方式发放工资、奖金,一部分是公司给客户的回扣、返点,假发票是找来冲账的.如果个税起征点仍这么低,第一部分假发票将持久存在.如果中国的商业环境还这么差,好处费就不会绝迹,第二部分假发票市场也不会淡出.假发票的背后透着无奈!
企业的确会有许多费用支出不能获取得发票,没有发票能否报销?这个问题涉及两个层面:第一种情况,费用发生了且能提供证据证明的,可以报销,但不得在所得税前扣除;先别骂这是废话,再看第二种情况.不能提供费用真实发生的证明时,除了不能在所得税前扣除,还有呢,如果是内部员工报销,报销款并入薪酬计个税,如果给外部人士报销,视同赠送代扣代缴个税.
总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗?总部设北京,分公司设上海,分公司独立核算.分公司取得的发票能否在总公司报销呢,或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢?明确答复,不行.原因是总部与分公司都是独立的纳税单位.所以分公司取得发票要记牢了,抬头一定要写分公司的全称.
(四)怎么管好高管的费用报销
要想管好高管的职务消费,建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目,这些科目是所谓的职务消费的重灾区.最好做到公示高管费用报销,全员监督.注意厘清高管假借下属名义报销的费用.高管在分子公司有兼职的,还需把审计延伸到分子公司,这里的故事很可能比总部还精彩.
在费用审批时,高管报销费用一般只需财务总监和总经理审批.只要不太出格,碍于面子,财务总监和总经理都会签字.这么一来,高管的职务消费等于没了监控.
怎么改进?公司可在监督方法上多想办法.譬如,华为的内审可以监督任正非的费用报销.任总一次去日本出差,报销差旅费时,把住酒店时的洗衣费也计算在内了.华为的差旅费报销制度中是不允许员工报销此类费用的,当内审发现这笔不当报销后,将之写到了审计意见中.任总为此做了自我批评.做法或许偏执,意义发人深省.
高管费用全员公示也是可行的办法.有个公司做法很独到,财务把每位高管的费用罗列出来,按高低排序,全员公示.想想啊,哪位高管愿意自己每月都荣登榜首呢,于是能不报销就不报销了.
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