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贸易公司简单的业务财务流程

一、客户订单管理

1、业务接到客户购进订货合同后，审核客户订单的单价根据市场行情看是否有利润并

报老板审核，审核盖章后的订单交文员统一对于客户订单或合同进行编号管理，编号规则

为：年月+三位流水号,如2015年5月第一份购进的订货合同，可编号为201505001，并

按月装订归档，月底交财务核对；

2、不论客户下单的方式是书面还是电子邮件及口头方式，均书面打印出来编号留存；

3、审核编号后的订单，每日及时输入录入电脑的【客户订单及销售情况表】中，每日

通过或QQ上传给老板，让老板及时了解经营状况。

4、销售合约原则上是现金结算方式，如需月结的，必须由老板核准，否则出现跑单由

接单人自行承担。

5、销售订单的定金原则上不低于合同金额的20%，特殊情况需降低标准的，必须经过

老板同意。

6、门面店接单处理：门面店任意人员接到客户上门订货或电话订货时，应问清客户的

需求后，查看当天网络上的市场行情，按以往老板约定的利润范围报价，从高而报，经过

议价，如客户不能接受范围内的报价，则报告给老板，让老板决定，根据老板的意思反馈

给对方，如对方仍不能接受的，则让老板与该客户直接沟通，双方协商一致后由财务根据

老板的意思拟定合同打印，老板不在场的情况下，合同由接待人员签订。付现业务由文员

直接开送货单的方式发货，但送货单上必须注明“门店”以示区分，收款的凭证和送货单
订在一起，交出纳入账。

7、月结客户由业务员在月底做出对账单并传给客户对账，对账单交文员复核，月结或

现金的销售未收款，由财务每月汇总一份，一份交业务催款，一份交老板审阅。

8、业务员的提成按销售款实际收回金额作为提成，未收款部分等收回后计提，发现呆

账无法收回的，由接单人全额承担。

二、进货及出货管理

1、供应商的管理：采购员时刻关注本行业内市场行情，向低价料优且选择有信誉的供

货商了解供应商的基本信息，包括注册信息（含经营范围、已经营时间、是否有投资实业

等）及信用相关讯息，并复印合格供应商的营业执照等基本信息资料。

2、合同的管理：审定双方预签合同的，有采购员检查合同中是否有约定其交货时间地

点、品名规格、数量、单价、总金额、订金金额、品质要求及违约条款，然后呈报老板核

准后方可约定双方签约，签约时务必由老板亲笔签字并盖公章，并同订单管理一样进行编

号管理，不接受口头形式下单，编号后的订购单输入电脑中的【客户订单及销售情况

表】，月底装订好的购货合同通过交接的方式统一交到财务处管理归档。

3、涉及到即刻需要付订金的，财务应先查询下账，是否够资金支付，并请示老板，老

板同意后方可付款，付款时要求对方开具收款收据，收据上必须有双方经手人签名；每笔

定金原则上为2万元，超过标准的，必须经老板同意。

4、采购员应随时跟踪供应商货品的到货进度，并向供应方确认对方是否能够如期交

货，如逾期交货风险的评估等。

5、交货前采购员应要求对方送货时开具送货单，其送货单中至少应有货品品名规格、

数量、送货人的签名，送货单有供应商抬头或盖有公司公章等信息，涉及到货到后即刻付

款的，还应要求对方带收据来开，授权委托书、委托人身份证原件与复印件，同时应提交
通知财务备款。

6、如直接将货交于指定的客户的，还应事先与客户联络，预先告知何时可到货，并开

好本公司的送货单，让客户好签收收货，并遵从销售合约中约定的条款，货到后向客户收

款等事项，送货时有必要让业务出面的，业务员必在场。

7、货到后，收货人应根据对方的送货单与货品核实，核实后写实收数量并签名盖收货

章，需要入库的则在供应商的送货单上备注已入某某仓库，将单据交给财务，让财务记账

与付款，货物领出销售时必须开具送货单。

8、接到付款通知后，出纳查询下之前签定的合同的内容，了解付款方式与与本次交货

时应付的金额，并填写支出单经老板签字后付款，付款后出纳应将银行的付款单或供应商

的收据附在支出凭证后面，并登记现金或银行日记账，登记完的凭证每周交给财务一次。

9、如是月结供应商，采购文员则需要求每月底最后一天将对账单传过来对账，并将对

账单交给老板签字后回传。

10、仓管员要做好进出帐，每月底对库存进行一次盘点，盘点表交财务。

三、单据的管理

1、收据的管理：对外购买或订制的收据本应有连号编号，并叫老板保管对于刚买回的

收据应事先登记，领用时签收，用完交回。收据本最好是一式三联1份的，一联给收款方

记账，一联为付款方记账，一联勿撕留在收据本上留底备查，收据开作废的部分不得私自

撕毁，开完一本收据后应将留底联连号装订存档备查，每本已开完的收据应录入电子档，

标注每单相对应的记账凭证号码及客户的名字；

2、送货