甲供材料采购供应管理办法.doc

甲供材料采购供应管理办法

1、范围
本制度规定了甲供材的采购、进货、验收和付款等要求。
本制度适用于公司甲供材的采购供应管理。
2、管理职责
2.1计划管理部负责甲供材的采购、进货、及交接手续；
2.2总工程师办公室负责提出相关材料、设备的规格、性能要求；
2.3工程管理部负责组织甲供材的进货验收；
2.4财务管理部负责对收料单、领料单的审核及支付货款。
3、管理要求
1）总工办根据设计要求向计划部提出装饰材料、特种材料和设备的规格、性能要求;
2）计划部预决算员根据施工图纸、及总工办提供的相关要求计算出各项甲供材料的品种、材质、规格、数量及型号等各项参数指标，交总工办会签。总工办详细复合签字认可后，交计划部材料员以此作为采购计划的依据;
3）计划部材料员依据上述资料、列出采购清单报计划部经理审核，交总工办会签确认
3.2计划部按照会签确认的采购清单，及时选择供应商，会同总工办、工程部考察各供应商的资质及生产能力、产品质量等综合情况，经货比三家后，会签上报公司招标领导小组审批，落实供应商（具体操作见本公司制定的工程招标管理办法）。
3.3计划部根据领导审批意见，与供应商签定供应合同，并约定对方的违约责任。同时将合同复印件交工程部备查；工程部应及时通知施工单位做好接受甲供材的准备工作。
3.4材料的进货时间，由工程部根据工程实际进度，在一个月前向计划部提出进货时间及数量要求（特殊情况临时商定），计划部负责与供货厂商联系按要求进货。如不能按要求进货，责任由计划部负责。
3.5现场验收工作由工程部负责组织；凡进场的材料设备必须出具正式出厂合格证，准用证明，质量证明书，材质化验单等有关文件资料。计划部应督促供应单位按规定及时将上述文件资料提交工程部；凡需进行现场检验的，由工程部督促监理单位、施工单位即时进行取样检验，在未取得检验结果以前，不得使用该材料设备，施工单位应将试验报告提交监理单位、工程部。工程部根据合同要求验收质量，并签署验收结论;计划部根据实际到货品种、规格和数量办理入库手续，施工单位办理收料、领用手续，如数点收（到计划部填制领用单）并加盖施工单位鉴章；其收料、领用两联单交计划部及财务部留存，如质量不合格或数量缺少，由材料员负责与供货商联系换货或补缺。计划部据此及工程部出具的材料验收意见并对照合同作为结算依据，并在材料月报表后附上该项目的收料单、领料单和材料验收意见。
3.6合同履约后，将下列两种情况分别对待
1）如供应方为分包单位，由计划部监督其进场时间，工程部负责协调分包单位与土建或其它单位的关系，督促其按期完成工作任务，并由监理按质监部门要求通知分包单位办理各种检测认定手续，最终组织有关部门共同验收，并完善验收手续。计划部按照验收数量进行复核并按实决算，最后将决算书交财务部备案待查。同时，财务部应在涉及甲方代垫材料的施工单位的工程进度付款中，扣除当期领用的材料款。
2)乙方为仅供材料的供货商，其进货、验收按3.4、3.5条规定实施，如材料质量违背合同约定，可以拒收其甲供材，并提出书面意见，计划部依照合同约定的内容追究其违约责任。
3.7财务部审核收料单的数量与金额无误后，再对照合同支付其款项。如有疑义必须立即暂停支付款项，直至核实准确后再行支付。
3.8财务部根据施工项目整理汇总各项甲供材收料情况，作为单项工程成本控制与分析的资料依据。在单项工程决算前与计划部核对应扣款额，如属甲方代垫材料款，则由财务部在支付工程进度款时，扣回该材料的垫付款或在决算时扣回甲供材的全部金额。
3.9各涉及部门的负责人均为各自工作范畴内的负责人。如发现因工作责任心不强而造成不良后果，均要追究其责任人的经济责任。
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