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商业企业备用金的核算

备用金是指企业拨给各所属部门或报账单位收购商品，开支费用和销货找零用的款项以及其他业务上必需的周转资金。备用金的需要量，也要经过银行核准，包括在库存现金的限额之内。在使用上也要执行现金管理的有关规定。备用金具有指定的用途，必须单独核算，单独管理。
备用金的管理有定额管理和非定额管理两种办法。
(一)定额管理
定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。
(二)非定额管理
非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。如需补充备用金，再另行办理拨款和领款手续。对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。
总而言之，无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。
备用金的核算，可在“其他应收款”账户内核算，也可单独设置“备用金”账户。它属于资产类账户，借方登记增加数，贷方登记减少数，余额表示库存的备用金数额，并按照领用单位或个人设明细分类账户核算。
例：某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下：
1．领用备用金500元，以现金支付。
(1)按定额管理核算：
借：其他应收款——备用金——储运部门500
贷：现金500
(2)按非定额管理核算：
借：其他应收款——备用金——储运部门500
贷：现金500
2．储运部门报销运费250元。
(1)按定额管理核算：
借：经营费用——运费250
贷：现金250
(2)按非定额管理核算：
借：经营费用——运费250
贷：其他应收款——备用金——储运部门250
3．储运部门将备用金的余额交回财会部门。
(1)按定额管理核算：
借：现金500
贷：其他应收款——备用金——储运部门500
(2)按非定额管理核算：
借：现金250
贷：其他应收款——备用金——储运部门250
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