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企业财务通则对存货采购与付款的管理

一般来讲，存货在企业流动资产中所占的比重较大，其本身的营运效率直接影响到企业流动资产的整体效率。根据新《通则》的规定，企业需要建立健全存货管理制度，目的在于规范存货的采购审批、采购执行程序，并根据合同和内部审批制度付款。
由此可见，新《通则》特别注重的是存货采购环节和付款环节的管理控制，这是根据当前市场经济环境所提出的有一定针对性的管理要求。为了减少篇幅，我们只对企业存货的采购与付款制度加以介绍，其他的与新《通则》创新内容没有直接联系的存货管理理论和方法不予介绍。
为了能够涉及存货采购与付款业务中的具体操作内容，在这里以一家国有独资企业为范本，详细介绍这家企业所制定的存货采购与付款制度：
（一）采购、付款业务管理要求
1.存货的采购与生产、销售业务的要求保持一致。
2.货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良的存货为前提，保持货款支付或负债增加的真实性与合理性。
3.加强采购环节的监督与控制，防止舞弊行为的发生。
4.保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率。
5.及时、准确提供物资采购的各项信息。
（二）采购业务的组织机构与岗位职责
1.采购与付款管理工作由企业董事会授权的机构负责。在董事会内，一般涉及规划委员会、物资采购领导小组等；在企业职能部门，涉及总经理室、企划部、采购部、储运部、质量保证部、生产设备部、财务部等相关部门，上述部门分别承担相应的责任，以合理地组织采购与付款管理工作。
2.规划委员会是采购与付款计划的决策机构，负责《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季（月）度采购计划》、《季（月）度物资储运计划》的审批工作。
3.企划部是采购与付款管理计划的审核部门，负责对《年度采购计划》、《年度物资储运计划》及《季（月）度采购计划》、《季（月）度物资储运计划》的审核工作，审核后负责上报规划委员会。
经规划委员会授权，总经理可负责《季（月）度物资储运计划》、《季（月）度采购计划》的审批。
4.财务部为采购与付款的会计核算及价值管理部门。负责对采购与付款活动引起的价值增减变动情况进行记录、控制和管理。
5.储运部是物资的储存部门，负责编制《年度物资储运计划》及《季（月）度物资储运计划》，实施物资仓储管理。
储运部同时是采购物资的验收部门之一，负责对采购物资的数量进行验收。
6.质量保证部负责对采购材料的质量进行验收。
7.生产设备部负责对固定资产和相关零部件进行验收。
8.物资采购领导小组是重大采购事项的执行决策机构，其主要职责是：
（1）确定常规仓储物资的范围、集中采购及自行采购物资的范围；
（2）确定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式；
（3）负责大宗物资采购的供应商选择、采购价格、合同条款等事项的审批。
9.采购部负责具体物资采购工作，其主要职责是：
（1）掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用；
（2）会同储运部、财务部确定合理物资采购量，及时了解存货存量情况，进行合理采购；
（3）根据本企业实际情况，拟定集中采购及自行采购物资的范围，上报物资采购领导小组批准；
（4）拟定大宗物资采购、普通物资采购及零星物资采购的划分标准以及可采用的采购方式，上报物资采购领导小组批准；
（5）编制《年度采购计划》、《季（月）度采购计划》；
（6）选择、评审、管理供应商，建立供应商档案；
（7）组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动；
（8）编制《合同履行情况登记簿》，对合同执行情况进行监督；
（9）进行市场询价，采购所需物资；
（10）采购过程中的退、换货工作；
（11）按周编制《主要采购合同执行情况周报表》；
（12）采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
10.采购部岗位设置：
（1）采购部部长。其具体职责为：对采购工作进行统筹策划，合理控制采购成本；审签各部门《请购单》，审批采购计划和采购资金计划；组织询价、招标、比价及供应商选点、评审及供货控制；审批《订购单》及采购合同，参与重要采购合同评审、签订；审批支付供应商货款；进行退、换货管理；组织开拓新货源，优化进货渠道；定期监督、检查、处理采购部工作程序、规章制度、实施细则的执行情况；按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对部门间的争议提出界定要求。
（2）计划员。其具体职责为：负责市场信息收集、管理；参与供应商信用评定，据实提出供应商信用评定的意见，建立健全供应商档案；汇总各部门采购申请，编制采购计划和采购资金计划；编制《合同履行情况登记簿》，对合同执行情况进行监督；按周编制《主要采购合同执行情况周报表》；审核购货发票；复核支付供应商货款申请；负责文件、合同、订单等资料的