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费用报销如何做到规范、高效？

绝大多数会计人员的职业生涯是从费用报销开始的。费用报销看起来简单，真要做起来门

道不少。如何让费用报销工作及时、高效、规范，本文给出几点建议。

一制度要考虑细节

费用报销要规范高效，首先要有明确的规章制度。制度一定要明细化，让各种可能出现

的场景都有约定。

如员工出差都有出差补贴，就要计算补贴的天数，天数怎么算呢？8月1号出差，8月

2号回来，算一天还是两天。算头不算尾的话，给一天的出差补贴；头尾都算，给两天的

补贴。特殊情况来了，一个员工8月2日晚上坐飞机回到首都机场时是晚上11点，打车

到家是3日的零点四十分。算出差补贴时要不要多计一天？

如果制度能约定清楚以到北京的时间为准，就不会有争议了。可见制定制度时在细节上

务需清晰。

二特殊事项要有替代方案

很多财务人员纠结钱付出去了，没有发票，怎么报销？

举个例子，通讯公司到山区铺设5G网络，两个月吃住在老乡家。项目结束，给了老乡

3000元作感谢，没有发票，费用该如何报销呢？一味强调凭票报销显然不合理。

对此，有家公司就设计替代方案，把出差地划分为ABCD四类，对于D类地区（偏远的

山区）实行费用包干制，给很高的出差补贴。

前段时间电视剧《人民的名义》很火，有个桥段给大家分享一下。
大陆集团的董事长王大陆与李大康聊天，王大陆说企业从银行贷款后需拿出几个点的钱

打点银行的领导，几乎成为惯例。接着王大陆说我从没有行过贿。看到李大康一脸茫然，

王大陆做了解释，我通过财务公司办理。李大康听后说你设置了防火墙。

这里的防火墙是什么意思？实际上是李大康把向银行贷款的业务委托给中介机构去办

理，支付服务费。至于中介怎么做，那与我无关，所以这样的做法追求的是外圆内方。王

大陆的这个做法可以让费用报销更加规范，这一思路值得所有企业学习。

三新生事项预留例外通道

首先对新生事项，要有清晰的界定。这里所谓的新生，是指制度中没有约束、从前也没

有发生过的事项。对于新发生的事项，要预留通道。等这些新生事情有了处理的先例，再

修改费用报销制度予以规范。

四培训宣贯制度

《费用报销制度》出来后，必须宣讲、培训才能深入人心。一般大企业在新员工入职培

训时会开一门课《员工如何报销费用》。把财务的要求以及关于发票的知识点告诉员工，

有助于员工正确认识制度，避免产生误解。

比如，很多员工对增值税专票和普票的区别不清楚，不明白为什么财务要求索取专票。

通过培训，可以让员工了解专票可以抵税。

另外，财务部一定要积极主动响应国家推行的新政策。最近开具增值税普票有新规定，

不仅需要提供公司名称，还需要税号。财务人员可把开票信息做成图片或二维码发给全

员，解决开票问题。

五找准审批关键节点

员工报销费用时，往往要找一圈领导签批，签批结束才提交到财务，接着是会计审批、

出纳打款。需要哪些人签字，每个企业有不同的要求。公司规模越小，签字越简单；规模
越大，签字流程越长。

现在有一个趋势，费用报销签批流程在变得越来越长。一切大的集团企业员工要报销一

笔费用，需要十多个领导签批。从内控角度来讲，三个人签字足够了。为什么签字流程会

搞得这么繁琐呢？对此，我写过《为什么费用报销的签批流程会越来越长》一文作了分

析。

六报销和审批约定时限

以华为为例，费用发生之后，应该在三个月之内报销，超过三个月不超过六个月的，需

要走特批流程报销。超过六个月就不给报销了。

为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。一般自电子流流转到审

批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人

已经同意。当然，审批责任由该没有及时审批的审批人承担。公司会定期提取审批时效记

录予以通报，通报本质就是批评。

七集中处理

费用报销往往都是小金额，大批量，如果公司有个五百左右员工，每个人如果都能涉及

到费用报销，财务是苦不堪言的。

我以前所在公司就面临这样的问题，公司几百号人，从周一到周五，从早上到下午，时

时都有人报销费用，财务部就像茶馆。每个人在等报销的时候聊几句天，然后扯几句闲

话，这样财务部就像说书场一样。

后来我有个提议，财务的费用报销集中处理，集中每周二下午和每周五下午，此时间段

报销，对于经常发生费用的人，尽可能集中一个月处理一次，可大幅度减低工作量。

八IT与人工智能替代

费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少，执行简单。这样四个特点，很符合人
工智能处理的要求。费用报销前端的审批，中间的做账，后端的打款，都可实现智能化。

如果建立了财务共享服务中心，费用报销就可以做到自动化处理，工作量就由以前的非

常巨大变得徽不足道。

譬如，通过OA就可在审