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干货来啦填制凭证的标准
从没有在正规国企或上市公司受过财务素养训练的民营公司小会计,凭证填制的基础功底都非常差.关键是没人管,也没人要求,自律性不好:
因财务人对细节的把握,反映其财务素养的高度!
会计人都知道,会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明,是登记账簿的依据.填制会计凭证的目的就是为了准确记录经济业务,方便日后查询,为经营管理提供必要信息.只是,在平时会计工作中,这些目的真的都达到了吗?我们是否遇到过这种情况:明明发生了的经济业务,在帐上就是查不到;或者根据往来账的借方累计发生额与实际金额不相吻合?或者税务稽查人员稍微一翻账,你单位的问题一大堆?如果你的回答为”是”,那这是什么原因造成的?我们又如何避免这种情况?
一、填制凭证的坏毛病
1、不闻不问,埋头做账
典型表现:拿到原始票据,也不问清票据所代表经济业务事项的来龙去脉就做账.
2、根据单据种类做账
典型表现:凡是餐饮票都计入业务招待费.做账时应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目,而不是根据单据的种类来确定会计科目.如餐饮票可能是业务招待费,也可能是职工福利.
3、凭证摘要写得不清楚
典型表现:摘要要素不齐、含糊不清,有时连最基本的时间、人物、事项都不写.如”报销费用”.
危害:摘要写得不清楚,不利于日后查账,更不利于分析取数.例如:销售部门报销展会费用时,摘要只是写”销售部报销展会费用”,如果销售部对费用支出有疑问时,财务只得将报销凭证一一翻出与销售部对账,如果在摘要写得很清楚(如:龙逸凡报销2013XX展会费用),则仅看摘要就可核对,避免无谓的劳动.又如:支付货款时,摘要只写”支付货款”,则不知道是为生产支付的货款还是为购建固定资产支付的货款,手工编制现金流量表时就无从判断.
4、凭证摘要写得太清楚
典型表现:无税务风险意识,摘要写得清清楚楚,明明白白.
某些时候,凭证摘要应该写得象雾象云又象风,否则就会象沐浴阳光温暖的冰块,全然忘了自身在逐渐地消融,最终化为一缕空气.
5、将不同事项登在同一张凭证
6、将多笔金额合并成一笔
典型表现:将多笔现金或银行存款合并成一笔记账.
什么?这个也算坏毛病.是的,尽管《会计基础工作规范》第五十一条第三款规定可以根据若干张同类原始凭证汇总填制记账凭证,但这是理论上的,实际工作中不可以,除非你想通过无尽的查账、对账来消磨你漫长的人生.
7、按报销单合计金额入帐,不按部门拆分!
8、金额错误时调整分录仅按差额调整
《会计基础工作规范》第五十一条第五款规定:如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制.如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字.
是的,理论上是可以这样,但在实际工作中,你会发现这会给日后查账时带来无谓的烦恼.
二、填制凭证的误区
误区1:所有的白条都不能入账
什么是白条?通常意义上讲,白条就是指在白纸上书写的收支证明(或收发证明).很多财务人员认为所有的白条是不可以入账的.其实并不是这样,支付对方是个人且不属于应税劳务的支出是可以用白条入账的,而并不需要发票.如:
①支付给个人的各种补偿、赔偿费用.如拆迁赔偿、青苗补偿费;但需有相应的赔偿协议等证明文件.
②独生子女补助、取暖费补助、防暑降温费等补助;
③抚恤金、救济金等福利补助;
⑤丧葬费;
⑥死亡赔偿;
⑦按经济合同规定支付的罚款.
可根据法院判决书或调解书、仲裁机构的裁定书、双方签订的提供应税货物或应税劳务的协议、双方签订的赔偿协议等书面文件,作为记账的依据.
如对以上有疑问,请翻阅《税收征管法》第十九条规定、《会计法》第十四条规定、《企业所得税法》第八条.
误区2:收据不能做为记账的凭证
凡是收据就不能做为记账的凭证?不是.有此观念的同志是将做账与税前扣除相混淆了,理由如误区1所述,不赘述.
凡是收据都不能税前扣除?非也.部分收据,如政府部门开具的专用票据也是可以税前扣除的,例如
①由政府各部门开具的收费票据;
②由各事业部门开具的收费票据;
③捐赠收据;
④工会经费收据;
⑤法院的诉讼费、执行费、收款收据;
⑥军队收据;具体规定请参见财综[2010]1号《行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法》.
误区3:收谁的钱挂谁的账(向谁开票)
正常情况下,是收谁的钱挂谁的账,但也有例外,如委托代收、委托代付的情况,这时就不能收谁的钱挂谁的账.故,填制凭证时一定要问清楚业务事项.
误区4:职工借款出差回来报账后单位不开收据
职工借款出差,出差回来后,用票据报账,多退少补.不管员工是否交回现金,均应该开给冲账收据.否则,假如财务入账错误或将票据弄丢后,出差员工就有口难辩,无法