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坏账准备的公式定义

［摘要］计提坏账准备要注意公式中应收账款的科目方向，否则会引起坏账准备的计算错误。本文就坏账准备进行讨论和验证并给出了计算公式。
［关键词］坏账准备；公式定义；参数
一、坏账准备的计提时间和标准
会计制度规定，坏账准备按年末应收账款的3‰~5‰计提，它说明了两个问题：一是每年提一次；二是按应收账款账户年末余额的3‰~5‰计提。
二、坏账准备的公式定义
应收账款年内有增有减，在提取坏账准备前有可能存在5种情况：①坏账准备账户余额为零，应按规定补提；②坏账准备为借方余额，除按规定计算外，还应补足借方金额；③坏账准备为贷方余额，但小于应保留的金额，不足部分补提；④坏账准备为贷方余额，但大于应保留的金额，超出规定部分应当冲回；⑤坏账准备为贷方余额，且等于按规定计算的金额，这种情况不提坏账准备。但无论那种情况，年末计提坏账准备后，其余额都应在贷方，并保留规定的金额。
因此，坏账准备年末账户余额＝年末应收账款账户余额×坏账准备提存率＋坏账准备账户年末借方余额－坏账准备账户年末贷方余额，当其贷方余额大于计算金额时为负数，即，应冲回的金额。
设某企业应收账款科目编码为“1122”，坏账准备科目编码为“1231”，该企业按5‰计提坏账准备。则：坏账准备的计提公式为：QM（1122，年，借）*0.005＋QM（1231，年，借）－QM（1231，年，贷）。
应当注意的是公式中QM（1231，年，借）中的“借”参数不能少，如果少了这个方向参数，系统的返回值是“1231”总账账户下所有明细账户借、贷相抵后的金额。
三、坏账准备计提举例
例如某企业年末应收账款总账账户下有3个明细账户，明细户甲为借方100万元，明细户乙为借方40万元，明细户丙为贷方余额20万元，如果少了“借”参数，则：公式的返回值为120万元（100+40-20），而该企业的应收账款为140万元（100+40），20万元的贷方余额实际上是该企业的负债，不应当作为应收账款计提基数的抵减金额，况且该企业也没有破产或倒闭的主观故意。
假设该企业年末坏账准备的5种情况分别为：①余额为零；②借方余额2000元；③贷方余额3000元；④贷方余额8000元；⑤贷方余额7000元。
则：第一种情况计算结果为7000元（1400000×0.005+0－0）；第二种情况计算结果为9000元（1400000×0.005+2000－0）；第三种情况计算结果为4000元（1400000×0.005+0－3000）；第四种情况计算结果为－1000元（1400000×0.005+0－8000），且分录金额将以红数显示；第五种情况计算结果为零（1400000×0.005+0－7000），不生成转账凭证。
所形成的转账分录分别为：
第一种情况：
借：资产减值损失7000
贷：坏账准备7000
第二种情况：
借：资产减值损失9000
贷：坏账准备9000
第三种情况：
借：资产减值损失4000
贷：坏账准备4000
第四种情况：
借：资产减值损失1000
贷：坏账准备1000
方框内的数字表示红字，即应冲回的坏账准备。
第五种情况：系统提示没有数据，不能生成凭证。
以上5种情况中的任意一种出现，当生成的转账凭证记账后，坏账准备账户的余额均为7000元，正好是应收账款余额140万元的5‰。
在计提坏账准备金时，本文中的自动生成转账凭证的公式定义满足了企业在任何情况下计提坏账准备的需要。
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