公检法司加快公安交警纸质档案数字化建设几点建议.doc

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公检法司加快公安交警纸质档案数字化建设几点建议

数字化能够使档案信息资准确、快捷地服务于公安各项工作当中。
为开展这项工作，近来， 省公安厅根据中办、国办，正在拟定。
一、公安交警信息化建设情况
近几年来，省厅档案部门坚持不懈地狠抓全省档案工作规范化管理登记专
业评估，有力地促进了公安执法规范化建设。
在向科技要警力和效率的今天，如何在档案“规范化”的基础上进一步做
好“信息化”建设使之更好地服务于公安工作？以 省吉安市公安交警部门为
例，四年来，全市交警系统十五个单位（含市公安交警支队） ，除新干县交警大
队因新建单位用房未达省一级档案管理水平外， 其余都达到了省一级档案管理水
平。在纸质档案信息化方面，市交警支队于 20年率先达到了省特级水平，为
全市交警系统档案信息化树立了排头兵的作用； 20年在支队的大力指导下和
永新县交警大队领导高度重视下， 永新县交警大队于 20年1月29日 被省
厅评为档案管理省特级水平。
二、信息化建设中遇到的一些问题
去年年底，笔者代表支队指导永新县交警大队档案信息化工作，在纸质档
案数字化过程中遇到一些问题，结合三年来信息化工作实际经验指出来，起到以小放大的目地和其他兄弟单位借鉴作用。
（一）当前使用的公安档案信息管理系统有待进一步完善。去年底，省厅
将该系统做了进一步改进，但基层单位在实际使用和操作时仍存在如下一些情况。
主要表现在：
1、目录（条目）数据存在导入省厅档案查询系统耗时过长的问题。例如：
交警大队在裸机上完成了历年文书、专业档案的信息化工作，将条目数据导
入省厅档案查询系统过程中，只能将数量巨大的数据几条几条的导入， 费时费力，
而且导入的数据在省厅档案查询系统内反映不出来。 省厅档案评审小组莅临永新
交警大队检查时，只得在裸机上统计信息化率，最终确定档案信息化符合标准，
认定永新交警大队达到省特级水平。
2、分机录入的条目数据无法合并。 为了加快纸质档案数字化进度和工作效
率，基层单位一般情况下会使用两台以上电脑， 对各门类纸质档案进行数字化加
工，比如一台电脑专门录文书档案， 另一台电脑专门录专业档案。 由于系统没有
开发合并的程序，致使两边的信息化数据无法合并一起。 两台电脑以后必须同时
分别使用，不利于以后的日常管理和保密。
3、另外，还有查询、统计、增删改功能、设定的项目不切合基层要求及遇
到补错无法继续添加等问题。
（二）公安档案管理依据的不统一影响规范化，进而影响信息化进程。
大家知道，只有在档案规范化的基础上才可以进行信息化建设；不符合一
定要求的纸质档案文献是不可以进行数字化处理的。
省交警总队下发的（内部使用， 2021年4月）和省厅下发的（内部资料，
20年6月）是指导基层交警档案规范化的主要依据；近日省厅下发的（赣公
指字〔20〕17号）文件是今后指导信息化建设的依据； 20年8月20日 ，
公安部办公厅印发的的文件是今后指导刑事案件规范化的重要依据。 道路交通事
故刑事案件原来都是按照“讲义”进行归档整理。 由于公安法制部门与档案部门
在指导下级公安业务方面发生了不一致的情况，“讲义”与“ 20版刑事案卷
立卷规范”在案卷种类、名称、排列顺序等方面存在一些差异。
（三）档案工作人员业务素质普遍不高，不能胜任公安档案信息化要求。
公安交警部门档案在单位中一直处于冷门境地，至少目前并无多大改观。
单位主要领导如果重视(或一时重视)就推动起来，否则，档案工作便处于停滞状态，未形成长效管理机制，越到下级情况越严重。
1．部分单位的主要领导不重视档案工作， 认为档案工作是抄抄写写， 思维
仍然停留在信息化之前的手工操作水平。
2．从事档案工作的人员成份基本上为单位的临时工、退休的民警或者职工。往往是，聘请一两名临时工在档案室打短工，——负责档案归档和档案信息化工作，这是目前公安交警部门普遍存在的现象，主要目的是应付上级检查。
——完成了任务有些单位便予以解聘。
3．部分单位将公安交警档案业务外包出去，档案信息化工作也由外单位的人员去做，即没有培养本单位的专业技术人才，在未加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制下，容易导致档案泄密出去。
外包公司工作人员不熟悉公安交警业务的情况，不能保证信息化质量。
档案整理的规范化和信息化是一项延续性很强的工作，不培养自己人才的后果是以后年年要花费经费去请外包公司。
4．本单位电脑技术人才普遍缺乏，制约了信息化水平的提高，诸如安装安全插件、驱动程序、连接扫描仪，数据备份防止遗失等，临时遇到电脑出现问题，工作人员不能自行解决，要请外面的电脑工作人员前来帮忙解决。
今年3月份，省厅对全省公安档案工作有关情况进行了一次调查摸底，为
启动全省公安机关档案信息化建设与应用三年规划做准备工作。 公