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提高办公室档案管理工作效率的策略探索

【摘要】在社会经济迅猛发展的新时期，各个行业领域的相关工作均被提出着更高的要求。办公室工作作为各组织的重要组成部分，对于组织的生存与发展影响至深，工作效率的提升势在必行。而办公室档案管理又与办公室工作具有着密切的联系，作为办公室工作的重要内容，办公室档案管理工作效率直接关乎着组织其他部门工作的顺利与否。在现代化社会发展进程不断深入的新时期，传统的办公室档案管理工作已经因诸多滞后性的存在而难以满足实际工作需要。只有多措并举切实推动办公室档案管理工作效率的提升才是顺应现代化发展的必由之路。本文将以此为出发点，浅谈提升办公室档案管理工作效率的有效策略。
【【关键词】：^p】办公室；档案管理；工作效率；办公室工作
办公室档案管理工作具有着固定的工作范围，从实际角度来看，通常主要包括对资料数据的收集、整理与保存。而办公室档案管理工作的目的也较为明确，就是通过对档案信息的有效管理充分发挥出档案信息的价值，使之能够成为组织稳定发展的重要决策依据。
一、提高办公室档案管理工作效率的意义
首先，是适应时代发展的重要举措。从档案的本质上看，其就是信息产业的重要组成部分，价值即在于为人们累积信息资。当前，社会的现代化发展推动了信息化时代的到来，传统的办公室档案管理工作已受到诸多因素的影响而致使工作效率不断降低，难以适应信息化时代信息化运转的切实需要，因此推动办公室档案管理工作的与时俱进实为必要举措；其次，档案工作本身具有着持续性特点，加之档案管理本身所具有的价值，决定了办公室档案管理需要落实系统化以确保其无误[1]。只有提高办公室档案管理工作效率，才能切实实现档案的价值，并保证档案管理工作的实效性。
二、办公室档案管理存在的问题
（一）档案交接不当造成档案丢失
当前办公室档案处置问题众多，很多企业组织在进行档案保管时，未能与办公室做好相关档案交接问题，造成办公室档案丢失，使档案的价值难以保证。造成此种现象的原因就在于，各单位未能建立正确的管理意识，对于各类档案管理不重视，很多企业直到需要用到相关档案资料时才知道档案丢失或残缺等现象的发生。此外，部分办公室对于一些已失效档案的管理不重视，造成档案管理难度提升。更是甚至有些企业办公室人员私自对各类档案进行篡改，造成档案信息记录不清晰，致使档案记录失真。
（二）档案信息缺乏实用性
现代办公室档案管理工作要求在档案当中应纳入所有的各项实践活动相关记录，包括工作过程中所取得的各种成就和偏差。只有这样才能切实发挥出办公室档案的作用，精准地定位组织企业运营管理中存在的优势和不足，为自身未来的发展指明方向[2]。然而当前一些企业办公室档案信息均仅仅重视各项活动所取得的成绩结果，缺乏对各项事务的客观与全面评价，很多真实的信息未能记录到办公室档案之中，一旦遇到需要使用档案信息的时候，则会因档案信息的不完整而降低办公室档案的实用性。
（三）档案管理信息化应用水平不高
社会的现代化发展决定了信息化应用的普及，办公室档案工作的信息化转型实为大势所趋。然而当前我国各组织办公室档案的信息化水平整体较低，难以实现各类信息的共享和有效分类，对于各类档案的管理依然采用着传统的纸质管理模式，不仅加大了办公室档案管理的人力与财力成本，更难以保证档案信息的真实性，同时还会因档案管理水平的落后而大幅降低档案管理的效率。
三、提高办公室档案管理工作效率的策略
（一）创新信息化档案管理理念
要创新信息化档案管理工作理念，为信息时代的办公室档案管理工作的创新发展奠定重要的理念基础，引导办公室档案管理工作朝着数字化、现代化和质量化的方向发展。在办公室档案管理工作过程中，相关管理人员要以科学发展观为指导思想，对办公室档案信息化管理工作给予高度的重视。同时，档案管理人员要树立创新意识，敢于拼搏和研发，管理理念要不断与时俱进，提升管理工作的实效性，以便于尽可能的解决办公室档案管理存在的诸多问题。
（二）落实动态化档案管理机制
针对当前办公室档案信息难以真实反映出组织综合情况的问题，本文认为，办公室档案管理工作虽然有着相关的要求，但并不局限于一个固定模式当中，原则上要求档案管理应当以全面反映出组织内部的各种综合情况与动态变化历程。因此，有必要以此为目标构建动态化档案管理机制。确保办公室档案管理工作质量可以真实地反映出组织所需的各种数据资料[3]。对于办公室而言，对其档案的管理应当将其原始资料详尽整理，并构建专属档案，并加大对办公室档案管理的关注力度，推动档案材料的不断更新。并在档案管理过程中做好相互交接，预防办公室档案丢失或残损。
（三）强化档案管理信息化水平
在新时期，办公室档案管理对信息化技术的应用实为必要举措，也是实现办公室现代化档案管理的必由之路。传统的人力(