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办公室文员工作总结

办公室文员工作总结范文在这一个月时间，我对自己接手的几项工作进行了总结和梳理，以使自己在新的一年中再接再励做好本职工作。一、档案管理：1、文件收集：文件结案后，原稿归档。归档时，要检查文件的本文及附件是否完整，如有短缺，应即补足。2、文件整理：点收文件后，应依下列方式整理：a.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。b.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。c.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。3、档案分类：应视案件日期、内容、部门组织、业务项目等因素分类。一般情况按照部门将文件分类，重要文件个别归类。4、档案编号：各类文件用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改。5、保存期限：a.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。b.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。c.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。d.1年保存：结案后无长期保存必要者。e.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。6、档案清理：定期清洁档案柜，注意防蛀、防潮、防霉变。7、档案借阅：仅限于可以外借的档案，借阅人签字借阅，并保证原物完整归还、无污损。二、办公用品管理：办公用品包括办公文具、耗材、各种票据等。1、办公用品的采购遵循“成本最低，质量最佳”的原则，每月集中采购一次。对急需品实行急需急购，上门配送的方法。2、采购的办公用品到货后，由文员进行清点、验收、登记后按物品种类分区堆码在文件柜里。3、规定各部门每月填写“办公用品需求计划”，根据实际需求采购。文员根据往年办公用品的领用记录，确定各种办公用品的存量，保障采购量的合理性。4、对消耗品实行按需申购，限量领用。5、办公用品领用，需做办公用品领用记录，并由领用人签字。6、办公用品库存应定期进行盘点，一年二次，做到账物相符，出现盘盈或盘亏应查找原因，调整存量记录。7、定期对供应方提供的产品质量和服务质量进行分析，终止严重不合格的供方供货。三、办公设备管理：（一）复印机、打印机使用管理：1、复印、打印文件由文员统一管理，严格控制打印、复印个人文件。2、文员随时注意打印机、复印机的运行状况，发现异常尽快维修和保养。（二）电脑、网络管理：1、各电脑使用人发现故障及时报告办公室并进行维修，办公室建立电脑档案，对电脑的相关软硬件设备的使用及维护等进行登记。2、注意防止病毒感染，定期安排用病毒测试软件进行检测，一旦发现病毒要进行清理。3、注意经常检查电脑设备的防尘、防湿、防高温、防高压损害工作。（三）办公电话、传真管理：1、文员负责登记每月电话费用。2、定期抽查打印电话、传真清单，以查处和杜绝公话私用。3、时时关注新的话费优惠政策，按需求办理更实用的资费方法。四、公司日常事务接待：对于公司日常造访的客人，文员主动询问客人情况，并做出传达，为客人倒水，以周到的服务展现良好的公司文化。五、办公环境的维护：文员负责公司董事长办公室、总经理办公室、行政办公区的卫生，需每天作到：1、每天早上要提前15分钟到办公室，上班前将卫生打扫完毕；2、擦拭办公桌椅、清洁地板卫生；收拾好茶杯，茶篮、纸篮、烟灰缸，倾倒纸篓；3、整理办公桌，更换最新的报刊杂志；4、烧好开水，保证上班前开水供应；5、全天时时注意办公室卫生，发现杂物及时清理。6、下班后收拾好茶杯，检查电器开关、电源是否关闭。