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中文的文秘专业知识

第一篇：中文的文秘专业知识对于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面基础知识、专业知识、相关知识,下面是小编整理的中文的文秘专业知识，欢迎来参考！一、文秘必学的酒店会议知识：1.会议的性质：为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。2.会议的市场规模：根据国际大会和会议协会(icca)统计：以国际会议为例：每年全世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美圆。3.中国会议市场现状：1)与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。表现在：a)专业办会的组织或公司很少。b)缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。2)会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场3)全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的基础。4.有必要了解酒店会议的基本常识：1)酒店是接待会展的核心接待部门。2)目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。5.酒店接会议的好处：1)利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消费是普通旅游者的三倍。2)有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。3)可调节酒店的淡季市场。6.接好酒店会议需注意的要点：1)会议团到前作好准备。2)第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。3)作好会议的沟通协调工作。4)每天对清帐目。5)随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。6)注意会议价格的保密性。7)熟知酒店接待设施的基本情况。8)监督和落实会议的各项安排。9)会议结束后给相应的酒店部门给予评价。10)总结会议接待中的问题及好的经验。7.会议室常见的摆台：1)戏院式2)课桌式3)u型4)回型5)椭圆型6)长方行7)会见式8)圆桌式9)鸡尾酒式10)舞台式11)t型台8.会议常见的设施及工具1)屏幕2)投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)3)录像机4)vcd5)音响6)话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)7)镭射笔8)幻灯机9)讲台10)台11)夹纸板12)大白板13)签到台14)名片钵15)马克笔16)铅笔17)信签18)会议桌椅19)插线板20)彩电21)横幅22)指示牌23)告示牌24)桌卡25)主席台26)盆景27)鲜花28)背景板30)隔板31)灯光照明32)同声翻译系统。9.会议常见的用餐形式：1)圆桌式2)自助式3)鸡尾酒会3)零点4)外卖二、文秘必学的日程会议流程常识1.会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作(1)确定会议文件的收集范围。(2)选择收集会议文件的渠道。(3)运用收集文件的不同方法。2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。2.会议经费结算工作(1)收款的方法和时机。有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。3.安排与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。分析会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点1.提早做好与会者的票务登记预订工作(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。(2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。(3)一般情况下，要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。(4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与