京堂会议控制软件操作流程.docx

京堂会议控制软件操作流程

第一篇：京堂会议控制软件操作流程表决软件会议操作流程在会议开始之前我们需要做很多准备工作，比如人员档案的准备、座次表的准备以及会议议程议案的准备。程序在安装之后，关于硬件的设置已经准备完毕，无需再做调整。第一步关于会议人员档案、座次表的TXT文档准备会议人员档案的录入是在“会议准备-代表团”模块里，首先要在代表团管理内添加一个代表团，在添加的时候一定要选择是出席还是列席，点击添加方能有效。一般情况下选择出席，例如在出席里添加主席团、常委等代表团。单个代表档案的录入也一定要选择出席或列席里面的主席团或者常委等代表团，点击添加方能有效。批量的录入是通过TXT文本导入的。信息的导入一定要注意文件的格式：人员档案的格式：代表团,编号,姓名,常委,列席,报到权限,表决权限,发言权限,党派例如：常委,00001,王平,是,-,是,是,是,中国共产党座席表的格式：编号，姓名，排号，位号，会场名称例如：00005,王宇坤,1,2,四川人大常委会议厅文件的基本格式也是从软件中导出的，其方法是先在人员档案或者坐席安排界面录入一条信息，然后再根据自己的需要导出保存。根据这样的格式，利用EXCEL表格编辑后导出为TXT格式，即可导入到软件中去。注意：1、“，”是英文半角的符号。2、座席表格式中的编号要和人员档案中的编号顺序相一致，而且数字是5位，即00001、00010、00100„„第二步会议信息的准备会议信息的设置主要集中在会议管理模块中，相关信息的设置我们可以依照它默认的顺序由上而下依次进行设置，即定制会议、会议信息、会议日程、会议议题、与会人员和座席分配。1.定制会议此模块的主要作用是：设置会议的一些默认的信息。例如：四川省人大常委会是软件的默认标题。报到方式：按键报到和门口报到，常委会议厅的是按键报到的方式。就座方式：指定就座和自由就座，指定就做需要人员和作为一一对应而自由就座则没有严格的座次排列，随意就座。自动聚焦发言人：是摄像跟踪是必须选择的。允许自动补报：不弹出对话框默认补报，但不建议这样，这样会使报到结果无法控制。允许同时发言人数：是设置自由发言或申请发言同时发言或申请的人数，对于自由发言来说，超过指定的人数后，对顶掉第一个发言人的话筒，申请发言则需要手动进行允许，同时进行的也不能超过指定的人数。其余选项无需设置，保持默认即可。2.会议信息/此模块是对即将开始的会议进行相关的设置。点击添加按钮，会出现会议标题、日程数、就座方式、报到方式等需要设置的选项，例如即将召开的四川省第十一届人大常委会第十五次会议即是这次会议的标题。日程数是本次会议包括几次全体会议的数量。就座方式和报到方式则依据需要进行填写。3.会议日程此模块主要是本次大会包括的几次全体会议进行设置。在左面一栏里选择相应的会议，点击右侧相应的编辑按钮，会对本次的全体会议进行设置。倘若在设置会议信息的时候，选择的会议日程有误，可以通过添加删除按钮进行相应的调整。如下图所示。/注意：在编辑日程的时候一定不要忘记选择会场，否则会造成座席分配时无会场座席图的现象。如下图所示。4.会议议题/此模块设置的主要是本次会议的议题。在左面一栏里选择相应大会的第几次全体会议，然后点击右侧一栏里的添加按钮，会显示要添加的议题信息。编号是自动生成的。会议议题根据需要显示在场内大屏的信息进行填写。日程名称选择的是第几次全体会议，默认的是本次全体会议，一般不对其进行设置。标题模式是说明本议题是表决、听取还是通过，随意选择即可，对会议的影响不大。表决方式选择“保密，首次按键有效”。表决按键类型是三键表决。发言模式默认为自由发言模式。表决基数默认的为“以应到人数为基数”。议题类型则为这里面最需要注意的设置，大体分为：发言、表决、发言并表决三种类型，其主要区别为：在进行会议操作时，议题类型为“发言”的议题在操作的时候“开始表决”是灰色不能进行操作的；议题类型为“表决”的议题在操作的时候“开始发言”是灰色不能进行操作的；议题类型为“表决并表决”的议题在操作的时候均能对其进行操作。注意：会议议题的填写是编辑大屏显示PPT的依据，在此基础上对大屏的显示格式进行编辑。5.与会人员/此模块是选择参加本次会议的人员。这些与会人员的来源是代表团模块里的人员档案。在左面一栏里选择需要添加的第几次全体会议，然后点击右面的选择与会人员，则进入了人员选择的界面，可以对里面的人员进行选择，然后点击指定，与会人员选择完毕。与会人员的数量直接关系到本次全体会议的应到人数，选择时一定慎重。接下来进行的就是与会人员的权限设置，一般情况下分为三种类型：一是主席权限：选择主席，点击后面的编辑按钮，赋予主席权限，优先发言，报到权限，发言权限，表决权限。二是与会常委权限：选择所有的与会的常委，点击“批量设置权限”赋予报到