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公司公文管理制度

第一篇：公司公文管理制度XXX股份有限公司文件穗XX发【2009】第12号关于印发《公文管理规定》的通知公司各部门：为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。一、公文的常见种类（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。（三）决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（八）请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文的收发和承转（一）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。（二）外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。（三）各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。三、公文的拟办和传阅公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：（1）办公室呈总经理批办；（2）有关部门承办；（3）有关部门传阅。四、公文的批办和承办总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：（1）归总经理个人档；（2）送有关部门承办；（3）送有关部门传阅。五、公文的催办和反馈（一）公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转总经理的批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。（二）意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办单位逐级把意见反馈到批（送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。六、公文的办复、清缴和归档（一）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结果及时报告有关领导。（二）总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经理需自行留档，由办公室填留档表备案。（三）其他由办公室或职能部门承办的公文，处理完后应及时交回办公室统一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。七、文稿的起草、审核和签发（一）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。（二）凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专题性的由各职能部门负责起草。（三）以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，由公司领导签发后交办公室统一下发。（四）各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。（五）各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由各部门主要负责人审核，经公司主管领导签发后由办公室按规定格式打印，发文稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。八、发文文号规定（一）公司对外行文的文号为：董事会行文：“穗XX董发”【200x】第xxx号“穗XX董函”【200x】第xxx号公司名行文：“穗XX发”【200x】第xxx号“穗XX函”【200x】第xxx号（二）内外公函：“办公室”的文号为：“穗XX办函”；“财务部”的文号为：“穗XX财函”；“商务部”的文号为：“穗XX商函”；“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；（三）各部门文号顺序由本部门自行记录编发，校样稿连同电子文档均须交办公室，由办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。九、公文的保密（一）公文拆启和传送由专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或横向传递。（二）公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。（三）注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。（四）各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。（五）传送密件，送件人必须用档案袋将