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公司公文管理办法

第一篇：公司公文管理办法〃北京银河来星科技有限公司公文管理（暂行）办法2011-06-13一、原则要求公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。二、公文种类公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。二、公文格式文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。(二)发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在前。(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号；联合发文，只标注主办机关发文字号。1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：⑴公司发文银河来星⑵公司工会发文银河来星工⑶行政部发文⑷财务部发文银河来星行银河来星财其他部门发文以此类推(下同)。2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：⑴上海分公司银河来星沪⑵天津分公司银河来星津3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：⑴深圳分公司银河来星粤深⑵厦门分公司银河来星闽厦(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用1.5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之