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公司档案管理制度

第一篇：公司档案管理制度德兴市天然气有限公司档案管理制度为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。一、档案管理原则公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。二、组织公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。三、档案管理部门的工作职责（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。四、档案管理人员职责（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。五、归档公司档案室资料（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；（二）本公司的请示与上级机关的批复；（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；（六）综治工作材料；（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。六、档案的收集与归档（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。七、档案的保管（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。八、档案的借阅必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。九、档案室保密制度（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，