公司文件编码管理规定 - 副本.docx

公司文件编码管理规定-副本

第一篇：公司文件编码管理规定-副本公司文件编码管理规定一、目的为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。二、编号规则文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：□□□□□12345产生日期文件类别号文件流水号部门代号代号公司流水号说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。主文件号部分1、公司代号：信和-XH2、部门代号：用字母表示财务部-CW、产品部-CP、销售部-XS、策划部-CH、仓管部-CG、办公室-BG。3、文件流水号：数字表示，从0001到9999。辅文件号部分1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件、LC-流程文件、BD-表单文件、HT-合同文件、MB-模板文件。2、办公用品的编码：具体的辅编码由物品名字的首写字母代替。如：14年5月1日给销售部配电脑数量一台XHXS/0001-DN/140501。3、日期代号日期代号由年月组成，如2014年1月产生的文件则写：201401。其他分项子文件代号各部门可自行规定，报办公室中心备案。举例说明：销售部于2011年9月1日以公司名义与某医院签订一份销售彩超系统合同，这是销售部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：XH-XS/0001-HT/140901，由销售部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往医院，再由某某实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备销售部归档。然后将项目移交给售后，根据此编码建立售后服务体系。三、使用规定1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案并建立电子档管理。其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。第二篇：公司文件编码管理规定公司文件编码管理规定一、目的：为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。二、编号规则文件号由主文件号和辅文件号组成，辅助文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。主文件号由三部分组成，辅助文件号由二部分组成。示例如下：□□□□□12345产生日期文件类别号部门代号文件流水号公司代号说明：由1、2、3组成主文件号；4、5组成辅文件号。主文件号部分2、部门代号：用字母表示GMO-总经办HRD-人力资源部流水号FIN-财务部SOM-运营管理中心R&D-研发部MKTG-市场部3、文件流水号：数字表示，从0001到9999辅文件号部分1、文件类别代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。文件类别代号：ZD-制度文件LC-流程文件BD-表单文件HT-合同文件MB-模板文件2、日期代号日期代号由年月组成，如2011年九月产生的文件则写：1109其他分项子文件代号各部门可自行规定，报行政人事中心备案。举例说明：市场部于2011年9月以公司名义与某公路管理局签订一份高速公路信息管理系统合同，这是市场部第一份合同，且是作为合同文件归档，因此以现有的编号规则，出来的文件编码为：LM-MKTG/0001-HT/1109，市场部再以这个编码实行项目立项，立项后将文件模板发往项目部开始定点，项目部定点完之后，提交定点确认函反馈给市场部，再由市场部下单给采购部，采购部以此文件编码进行采购申请直至产品发往施工场地，再由项目部实施工程安装。到项目验收完毕，将所有此文件编码产生的文件一同进行归档处理，并同时报备人力资源部，然后将项目移交给客服部，客服再根据此编码建立售后服务体系。三、使用规定1．各部门/单位进行文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。2．各部门/单位进行合同盖章时，在申请单上注明合同号，办公室备案。合同签定完成后需归档资质办，并建立台帐管理。其他文件编制、归档时，在文件封面注明编号。深圳市神州龙脉信息工程有限公司行政人事中心二〇一一年十月十五日第三篇：公司文件管理规定公司文件管理规定范文1目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2使用范围适用于公司文件的编号管理和控制：a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。3编号办法3.1公司名称及项目名称约定:公司全称为：南非中国制衣集团(北京)本组织简称：C