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公文写作基础知识

第一篇：公文写作基础知识公文写作基础知识一、公文的种类行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政机关现行公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。我们常用的有七种：（一）通知通知是目前我们应用最多的一种公文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告在我们日常使用最多的情况就是上报各类工作总结，因为从公文的13种类型来看，总结本身并不属于公文的一种文种，所以，我们上报各类工作总结必须在前面附上呈报总结的报告，才符合公文的体例要求。在这里容易出现两个错误：一是不附加报告直接上报工作总结；二是在“报告”中夹带请示事项。（三）请示适用于向上级机关请求指示、批准。在使用“请示”中容易出现两个问题：一是一文多事。“请示”应当一文一事，一事一请示；“请示”一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。二是以“申请”替代“请示”，如《某某局关于购臵办公车辆的申请》。（四）批复适用于答复下级机关的请示事项。（五）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。（六）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。根据国务院办公厅2001年1月1日发布的《关于实施涉及的几个具体问题的处理意见》的规定：“函”作为公文主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。（七）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。比如：表彰决定、人事任免决定等等。二、公文的格式一份完整的公文，包括眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线(宽度同版心，即154mm)以上的各要素统称眉首；臵于红色反线(不含)以下主题词(不含)之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。(一)眉首。又称公文的“红头”部分，它相当于公文的“头”。眉首主要包括以下六个要素：1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。我们日常普通公文一般不标，但是“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2.秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级(绝密、机密、秘密)和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3.紧急程度。如需标识紧急程度(特急，急件，其中电报应分别标明特提、特急、加急、平急)，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4.发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。对于一般性公文，我们都有统一印制的文头纸，直接印制公文即可。联合行文由于发文机关的不特定性，没有统一印制的文头纸，只能由发文单位自己打印。在办理联合行文时，我们要注意以下几点：一是关于联合行文发文机关标识。推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。二是关于联合行文单位的排序。行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。三是关于联合行文的发文字号。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。四是关于联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。5.发文字号。发文字号由发文机关代字+年份+序号组成。位于发文机关标识下2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入(六角括号在word文档中，打开“插入”按钮，点击“符号”，对话框左侧：