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公文管理规定5篇

第一篇：公文管理规定公文管理制度一、总则1、目的：为规范管理，统一公司行文标准和要求，制定本规定。2、定义：公文是指公司、部门正式发布的令、决定、意见、通告、通知、通报、公告、请示、批复、会议纪要、函等内部文件。3、管理部门：综合部负责公司公文的管理。4、适用范围：本制度适用于公司各部门的公文管理工作二、公文种类1、公司的行政公文按用途划分为十类：1.1令适用于总经理直接签发的用于发布重大强制性行政措施，任免、嘉奖、惩处相关部门或人员的公文。1.2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，人事任免，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定等事项。1.3意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。1.4通告适用于公布公司有关方面应当遵守或者了解的事项。1.5通知适用于批转下级部门的公文，转发上级或平级部门的公文，传达要求下级部门办理、了解或执行的事项，人事任免。1.6通报适用于表彰先进，批评落后，传达重要精神或事项。1.7报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。1.8请示适用于向上级部门请求指示、批准。1.9批复适用于答复下级部门请示事项。1.10会议纪要适用于记录、传达会议情况和议定事项。1.11函适用于平级部门或无隶属关系的单位之间商洽或联系工作、询问和答复问题。2、公文按层级划分为二层：2.1公司级公文公司级公文是指由公司统一发布的公文，包括机构调整、制度颁发、人事任免、奖惩、公司重大决定与活动、企业理念等，由总经理签发。2.2部门级公文部门级公文是指各部门业务范畴的公文，由部门经理签发。三、公文格式1、从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通启、会议纪要、工作报告。1.1红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公重要文件司或公司一级部门的。公司一级部门所有的红头文件须抄报公司领导，公司二级及以下部门不得印发红头文件。1.2内部通启适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。1.3会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。1.4工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。2、编号规则2.1公文编号至少应包括年度代码、发文单位简称、发文顺序代码。2.2红头文件以公司简称+年度代码+发文序号进行编号。如2010年下发的第10号文件，编号XXX[2010]10号。3、字型、字体与间距标准（根据实际情况可略作改动）3.1标题：黑体，三号加粗3.2正文：宋体四号、小四号或五号3.3主题词：黑体四号加粗3.4抄送：宋体小四号3.5页码：宋体五号3.6行间距：单倍、1.5倍行距3.7字间距：标准4、公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmx297mm)，左侧装订，公文页面上间距为20mm，下间距为15mm，左右间距均为25mm。四、公文行文规则1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。3、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，一般不得越级请示和报告。4、属于部门职权范围内的事务，应当由各部门自行行文。非独立运作部门未经所属部门经理签批或授权不得向外单位发文。5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。6、草拟公文应注意以下事项：6.1符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。6.2情况详实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，篇幅力求简短。6.3公文应当根据发文目的、发文单位职权、与主送单位的行文关系确定。6.4人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应具体到年、月、日。6.5结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“1、”，第三层为“1.1”，第四层为“1.1.1”。6.6要求使用国家法定计量单位。6.7文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明中文含义。6.8公文中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它应使用阿拉伯数字。五、收文办理流程1、各部门收到公文后，应及时登记、传达。2、各部门收到公文后，应当进行审核。重点为：是否应由本部门办理；是否符合行文规定；内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定。3、经审核无误的公文，应及时提出拟办意见送部门经理批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。4、各部