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六合国土分局综合档案室工作细则

第一篇：六合国土分局综合档案室工作细则南京市国土资源局六合分局综合档案室工作细则为进一步规范六合国土分局整理建档工作，根据档案管理的相关规定，结合我局综合档案室实际情况，制定本实施细则。一．案卷接收1.接收案卷的时间案卷接收由专人负责，主任监督。文书档案材料接收时间在每年1月份的最后一个星期；照片、声像档案接收时间在每年3月份的最后一个星期；各科室业务案卷接收时间在每年4月份的最后一个星期；电子档案接收时间在每年5月份的最后一个星期；地籍案卷接收时间在每月份的最后一个星期；会记档案接收时间在案卷形成后一年的3月份的最后一个星期。2.接收案卷的程序及要求各科室的业务档案由各科室的兼职档案员负责整理组卷，编写好卷内目录和案卷题名后方可移交。案卷接收人员必须仔细核对案卷数目，认真核查每宗案卷的材料份数、表格填写齐全性和纸张的完整性。案卷接收人员在确认无误的前提下，方可在案卷移交单（见附表1）上签字并接收案卷。同时，案卷接收人员在核对案卷时，要及时将移交的案卷分类、摆放。3.接收案卷的分类原则及分类名称案卷分类原则：以我局制定的分类方案为原则，按照案卷的材质、保管期限分类建档。填写档案收进分类登记簿（见附表2）具体分类名称：1）综合类；2）财务类；3）地籍管理类；4）利用规划类；5）建设用地类；6）监察类；7）科技信息类；8）电子声像类；9）地质矿产类.二．整理建档程序及要求1.整理编序，编排页码根据档案管理的工作要求，为以后案卷扫描工作的顺利展开，档案整理人员必须严格按照《归档文件整理规则》要求，认真、及时、负责的整理编排档案次序。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制，整理归档所使用的书面材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。页码按顺序编写，字迹端正、清晰。档案整理人员在整理日常案卷材料时，对于缺少关键材料或者材料中表格没有填写完整的案卷要交给档案接收人员，在下次接收案卷时统一退回移交科室，要作好退回案卷的记录工作。3.编写打印‘卷内目录’及‘案卷封面’档案整理人员要认真、仔细、高效率地编写‘卷内目录’和‘案卷封面’。‘卷内目录’字体、字号要统一大小格式，打印前后都要核查内容的准确性和打印的清晰度，确保无误。4.数字化扫描扫描人员工作中，要准确、仔细的每页扫描，杜绝错误、质量差。对于大图可以采用照相数据替代，但是要及时挂接。5.分类装订装订要严格按照规范标准执行，打孔要在预留空内，发现案卷内容在装订线外必须停止装订，退回重新整理。需加档案纸板的要剪角，并且用胶水粘贴在案卷上。装订要形成立面，案卷底边要整齐。装订线要系紧、结实，多余线头要缠绕在装订线内。装订过程中要注意保持档案的清洁，做到档案的整齐、美观，便于保管、查阅。三．整理归档程序及要求档案归档依旧采用‚隔年集中统一归档‛，归档时间在每年的4至6月份。档案管理人员在归档过程中，注意各种档案建档的要求，缺件档案、内容填写不完整档案、装订不合格档案严禁归档。发现建档错误要及时纠正，重新装订。1.编写案卷目录，给出档案号编写人员要细心,多检查,字迹要端正、清楚。案卷目录内容要和档案内容统一，杜绝错误。2.档案盒盖章，案卷进盒档案盒应采用无酸纸制标准档案盒。盒脊4厘米，盒脊要盖章。盖章时要清晰，数字要尽量平行、美观。及时进盒，每盒原则上不准超过10本档案，严禁盒内档案颠倒头摆放。档案盒要折叠整齐，内绳要系紧，外扣要扣好。3.档案卷宗电脑录入录入内容要准确，电脑录入的内容和纸制档案资料要统一。绝对禁止录入档案错、少、乱。发现问题要及时汇报，以便兄弟科室及时解决。录入结束的档案要及时入库，严防丢失。4．档案盒上架入库。入库摆放档案,要区分好各目录号在库房的具体位置，上架时要注意预留将来入库档案的位置，随时根据实际情况调整。四．档案查询、借阅利用综合档案室的库藏档案，除土地登记资料外的档案原则上不予提供系统外单位或个人查阅，确需查阅的必须经查阅内容所涉及的分管领导同意。土地登记成果实行‚公开查询‛原则，纸制档案资料查询执行《土地登记资料公开查询办法》要求。档案人员要坚持原则，严禁违反规定私自查询。1.档案查询程序1)申请。查询土地登记资料的申请人须出示《土地登记资料公开查询办法》所要求提供的证件（身份证、介绍信及需提供的其他证明），须说明查询目的及查询内容。系统内部的查询人必须是各科室负责人或兼职档案员，否则不予接待。2)受理负责接待的经办人员：须先审核查询人所提供的有效证件，查询土地登记资料的申请人经审核符合《查询办法》的方可受理。符合规定的查询人必须填写查询申请书（见附表3），明确需查询的土地坐落及查询内容，具体经办人要签字。3)查阅内容所涉及科室的负责人要填写意见。4)局办公室主任填写意见，分管领导审核。如果分管