县委办公室后勤接待工作规范流程.docx

县委办公室后勤接待工作规范流程

第一篇：县委办公室后勤接待工作规范流程县委办公室后勤接待工作规范流程一、基本程序1、收到上级领导、外地客人来访传真通知（函）；2、接待程序；①迎接→②住宿→③参观（考察或视察）现场→④工作汇报会（座谈会）→⑤送行3、送行。二、具体细节1、收到传真通知（函）。准确把握来房领导（客人）姓名、职务、性别，一行总人数、所带到辆、主要任务、停留时间。2、接待程序①关于迎接a、迎接领导（对口迎接）；b、车辆乘座安排（领导、警务人员、工作人员、记者）；c、迎接时间（集中时间、出发时间、到迎接点时间）；d、迎接地点。②关于食宿a、选定接待宾馆；b、根据来房领导（客人）结构统筹安排住宿房间；（注意把握房间内摆设：鲜花、欢迎卡、水果、烟）c、安排生活▲包厢确定（或宴会厅、农家乐）；▲包厢布置（或宴会厅、农家乐）；▲主宾席席卡、座位卡摆设；▲菜谱确定；▲服务人员选配。③关于参观（考察或视察）现场活动a、现场点选择；b、参观（考察或视察）具体线路；c、简介（综合和具体点）；d、车辆调配（前站车、开道车、主车队）；e、领导（客人）、陪同人员乘车安排；f、引导人、服务人（在车上）、现场介绍人安排。④关于汇报会（情况介绍会或座谈会）a、参会范围、人员确定（领导或客人，县内领导及部门、记者）；b、会场布置（会标、话筒音响、会桌摆放、座位牌）；c、会议通知（来房领导或客人以接待指南为准，房县领导及部门记者另行通知）；d、材料分发；e、会议记录。⑤关于其它活动安排。（娱乐、宵夜等）3、送行①离开宾馆时间确定；②送行领导安排；③送行地点；④送行车辆安排；⑤礼品送达（一般接到后即分送到来客）手中。三、工作流程1、成立接待工作领导小组，下设后勤接待、材料、现场、安保四个小组。2、召开会议对相关环节进行安排部署。具体做好四个准备：①宾馆食宿房间预留准备，拿出具体方案；②汇报（情况介绍）材料准备；③参观（考察、视察）现场准备；（包括道路畅通、城区管理、亮化工程、参观点环境卫生、氛围营造等）。④参观线路确定，拿出具体方案。3、编制接待方案。（由县委办综合科负责）①接待方案基本格式：×××××来房调研（考察或视察）接待方案×××一行于×××××时间来房调研（考察或视察），为了确保××××××圆满成功，特制定此方案。Ⅰ、活动安排（内容包括迎接、到房后各项活动、送行等具体时间节点、陪同人员、乘座车辆，以时间先后顺序安排）。Ⅱ、具体接待组织领导、分组安排、具体职责、具体标准、完成时限。Ⅲ、其它事宜。（烟酒标准、礼品品名数量、标准；菜谱及标准等。②接待方案编制依据a、传真通知（函）；b、会议明确的初步方案；c、各环节拿出的具体方案③接待方案送审与执行a、编制接待指南（由县接待办根据接待方案负责编制）b、接待指南送达（领导或客人由随行迎接工作人员分送至迎接领导和客人）。c、统筹通知到后勤、现场、会务、材料各环节。第二篇：办公室接待工作流程办公室接待工作流程一、目的为保证学院的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现学院的水平，特对学院的有关接待工作做以下规定：二、流程1）任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。2）方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。3）提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。4）接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。5)小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。三、质量控制学院领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。四、其它所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经院领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。前期准备一、接机1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间；2、对陌生来宾制作接机、接站牌；3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机；4、提前10－20分钟到达机场或火车站。二、入住宾馆1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。原则上副厅级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间；2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜