国际学术会议举办程序.docx

国际学术会议举办程序

第一篇：国际学术会议举办程序国际学术会议举办程序为规范我院国际会议的申办工作，加强国际会议的归口管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。第一条申办条件（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；（二）属研讨性的国际会议，举办单位能组织具有一定数量和质量的学术论文；（三）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（四）会议经费有保证。第二条申办手续（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：1、申办单位（1）单独举办的，由举办单位负责申报；（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；（3）中外联合举办的，由联办的中方单位负责申报。2、申办内容（l）会议名称、举办日期；（2）举办会议的背景、主要议题与内容、会议的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；（4）会议规模、中外代表人数，筹备委员会成员及主要代表的姓名、身份、国籍；（5）会议联系及筹划进展情况；（6）会议活动的初步安排；（7）邀请上一级部门负责人出席会议的情况；（8）会议经费预算及来源（有外方提供资助的要作具体说明）；（9）需要请示的带有政策性的涉外问题。（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。会议批件下达后，主办单位在会议举行前40天提交与会外宾及港澳台人员名单（含英文姓名、护照号码/回乡证、台胞证号码），由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。第三条会议总结（一）会议结束后，主办单位应在一个月内撰写会议总结报送国际交流办公室。（二）会议总结的内容：•会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港澳台学者单列），收到中、外论文数量；•会议的收获和成果以及存在的问题和建议；•与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；•会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距；•会议论文集出版情况；•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。第四条举办海峡两岸及港澳台地区学者参加的学术会议适用本办法。关于邀请国（境）外人员来我院讲学程序为规范我院邀请国（境）外人员来我院讲学的申办工作，加强涉外事务管理，根据上级要求和我院实际，特制订本办法。第一条申办条件（一）会议主题与内容符合我国改革开放和经济、社会发展的需要；（二）举办单位具有一定的外事工作经验和接待力量，能妥善安排食、宿、交通及会议场所，做好安全工作；（三）经费有保证。第二条申办手续（一）主办单位向学院国际交流办公室提交申请报告，至少提前2个月报送国际交流办公室。提交报告应遵循下列规定：1、申办单位（1）单独举办的，由举办单位负责申报；（2）几个单位联合举办的，由牵头单位协调后负责申报；2、申办内容（l）讲座的名称、举办日期；（2）举办讲座的背景、主要议题与内容、讲座的学术价值和经济、社会意义；（3）外方协办或联合主办单位的情况；（4）讲座的规模、与会代表人数，负责筹备讲座人的姓名、职务；（5）需要请示的带有政策性的涉外问题。（二）国际交流办公室行文报上级主管部门审批。收到有关单位的申请后，我办向学校领导请示。如有必要，将会行文向我院上级主管部门上报。会议批件下达后，主办单位在讲座举行前40天提交国（境）外人员的姓名、性别、出生年月及相关职务职称，由国际交流办公室行文上级主管部门，办理外宾来华签证手续及港澳台人士入境手续。第三条总结（一）讲座结束后，主办单位应在15天内撰写讲座总结报送国际交流办公室。（二）总结的内容：•讲座名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人；•讲座的收获和成果以及存在的问题和建议；•是否有政治敏感问题出现，解决的情况如何。第四条邀请海峡两岸及港澳台地区学者来我院讲学适用本办法。第二篇：浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序浙江大学关于举办国际学术会议的有关规定和申报程序一、行政管理1、在我校举办国际学术会议，有利于提高我校在国内外的学术地位和国际竞争力，促进学科发展和国际交流与合作，因此学校支持具备条件的单位积极发起、主办或承办国际学术会议。2、对外交流与合作部是申报国际学术会议的归口管理单位，负责受理会议的申报和代表学校办理邀请外国代表来华的“被授权单位签证通知表”。A、主办会议：主办单位一般应提前一年提交申请表。外方参会人数在150人以上和有关领域涉及敏感问题的会议，由对外交流与合作部报教育部审批；外方参会人数在150人以下的会议，由对外交流与合作部报主管校长审批。举办单位收到批件后，即可进行筹备工作。B、承办会议：承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。3、会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和委员