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总务管理篇

第一篇：总务管理篇总务管理篇传真机使用规定传真机系公司对外联络的一种现代办公设施，公司人员应备加爱惜，妥善使用。一、传真机应由公司前台文员专人保管，其他任何人不得使用传真机。二、前台文员秉着责任心、保密性严格履行公司传真机的使用规定。三、各部门发送市内传真先须将文件资料交前台文员，并由部门主管签字，前台登录后方可发出。四、国际、国内长途传真的发送，应由总经理签核，方可操作。五、传真机的所有收发文应由前台文员登记、签收，并于月底前交管理部经理审核。六、前台文员应严格遵守上述各款，否则予以连带处罚。七、前台文员应按操作规程使用传真机，保证公司对外联络。八、前台文员应严格控制，禁止任何人使用传真机电话，违者按行政规定处罚。复印机使用规定一、各部门复印应由管理部文员复印，其它任何员工严禁使用复印机。二、严禁复印公司机密文件和个人材料（复印机密文件需经公司副总以上级领导批准），违者除给违纪者处罚外，对公司前台文员也给予连带处罚。四、复印机由前台文员专人保管使用，其它人员非经允许不得自行开机。五、复印机由管理部设置密码交行政文员操作使用，同时将密码知会各部门主管，便于下班后，各部急需使用时操作。六、复印机为公司贵重办公设施，行政文员使用时应倍力爱惜，下班时，应切断电源，防意外事故发生。七、使用时应节约用纸，避免人为浪费，并详细做好复印登记。书刊、杂志管理规定一、各部门根据业务需要购买图书、杂志类须在月资金预算中罗列申请款项。二、预算内图书杂志款项由各部门自行购买，超过预算部分须按请款形式报销。三、一次性购置图书超一千元，须报总经理室同意后执行。四、各部门所购图书须先至管理部登记、盖章、分类编号后由各部门主管签名、领用（属个人保管行为，遗失者赔偿）五、前台文员兼图书杂志登记、盖章、分类、发放之工作之职。六、公司图书杂志不得随意带出公司，专业杂志带出公司时先报管理部批准。七、外借图书一旦丢失，丢失人员照价赔偿。外借图书如有破损，由管理部经理酌情全权处置。八、公司管理部每半年对公司图书进行整理、核对，并将清查结果报总经理室及财务。办公用品的领用规定一、办公用品的领用应本着节约、合理、满足工作需要之原则，反对铺张浪费。二、办公用品是工作用品，严禁公物私用，妥善保管。三、办公用品分为易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大类，分别如下：1、消耗品：铅笔、刀片、胶带、胶水、浆糊、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、练习本、橡皮、铁夹子、信封、信纸、标签、卷宗、档案袋、原珠笔、订书针、印油、复写纸等。2、耐耗品：签字笔、白板笔、萤光笔、修正液、电池、燕尾夹、弹簧夹、活页夹、透明拉链袋、文件夹、文件架等。3、管制消耗品：传真纸、复印纸、文件箱、剪刀、美工刀、订书机、打洞机、算盘、钢笔、打码机、日期章、计算器、比例尺、笔筒、软盘、米尺、印泥、印台等。4、管制品：电脑、打印机、复印机、（网络服务器）、装订打洞机、碎纸机、传真机、电话机等办公设施用品均属管制办公用品。四、办公用品的领用分为个人领用和部门领用两类，个人领用系由个人使用保管的用品，如铅笔、橡皮、胶水等。部门领用为部门共同使用的用品，它们分别是打洞机、计算机、剪刀等。部门领用行为由部门经理进行监管、负责。五、个人使用文具用品限工作时使用，公司前台文员有责任将个人领用办公用品发放至公司新人员，如须补充由使用者提出申请，前台文员做好发放登帐工作。六、耐耗品、管制消耗品应限定人员使用，领用此类文具用品应报各部主管签字、核定，第二次领用时须以旧换新，此项规定由管理部予以监管。七、管制品应由管理部统一登帐造册，予以管理，并纳入固定资产统计范围，做好维护、保养工作，有权督促各部有效管理部内管制品（特殊办公设施）。八、各部领用管制用品行为属于部内责任保管范围，各部主管有权要求部内人员爱惜公司财物，严格按照不同配套设置操作要求操作，严禁违规行为，责任后果者自负。九、管制办公用品的发放和领用由管理部进行操作，各部领用须登记造册，如有损坏和故障，应及时报告公司管理部，人为损失或遗失由责任人和部门主管负责，酌情赔偿。名片、快递、钥匙等事项管理规定一、公司各案场业务员因工作需要印制的名片由公司统一组织落实，并予以发放。办公人员原则上不予印制名片，特殊情况报总经理批准，予以实施。二、公司主任、经理的名片由公司统一组织落实，予以发放。三、所有印制公司名片的员工退工时，应交还公司，不得留用。四、因业务需要，进行快递的文件，应填写“快递业务申请单”，由各部主管初核，由管理部主管核定后，由前台文员负责联系和登录，登录文本每周交管理部经理审核。五、公司出资购置的矿泉水和饮水机，员工使用时应备加爱惜，严禁用矿泉水洗碗、洗杯，严禁向饮水机倾倒杂物，饮水机水桶断水应主动更换。六、饮水机储水盘应随时清理，不得满溢。七、公司所有钥匙均由管