文书档案管理标准（五篇材料）.docx

文书档案管理标准（五篇材料）

第一篇：文书档案管理标准附件1：文书档案归档标准1主要工作依据1.1《归档文件整理规则》DA/T22-20001.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T42-20092管理职责2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。3归档要求3.1归档原则3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。时及时归档。3.3归档份数归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。3.4质量要求3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。3.5移交程序3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交前，发文处理单在后。4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。4.2.2分类文件分类，统一采用:年度-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理110、经营管理210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。4.2.3排列归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限。--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。--年度，文件形成的年度，以四位数标注公元纪年，如2013。--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。--备注，填写本条目文件需要说明的情况。4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297mm×210mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。4.2.6装盒4.2.6.1归档文件应根据年度、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。4.2.6.2对于文件附件较多，且一盒装不下的，允许一件多盒归档（应是同一个档号，多个盒号，页号连续)，可在备注栏中注明该文件的编号，备考表中注明该文件共几盒，本盒为第几盒。第二篇：文书档案管理标准江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度文书档案管理标准（草稿）1．主管部门及领导文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。2．归档文件本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．1归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号