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文控中心管理办法

第一篇：文控中心管理办法文控中心管理办法第一章总则一、目的：为规范公司文件管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。二、资料范围公司资料范围确定为：a)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；b)公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；c)财务、会计及其管理方面的文件材料；d)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；e)经营管理方面的文件材料；f)生产技术管理方面的文件材料；g)产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；h)仪器、设备方面的文件材料；i)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；j)科研、技术引进、转让方面的材料；k)教育培训方面的文件材料；l)信息、情报方面的文件材料；m)其他具有利用和保存价值的文件材料。n)决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。公司资料还包括声像资料：a)照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；b)影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；c)录音文件资料（含唱片、录音带）；d)录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。三、义务公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制由文控中心负责质量管理体系的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。文控中心配备文控专员分管公司质量管理体系文件资料工作，由管理者代表直接领导。文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、职责文控中心既是公司文件、资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。文控中心的主要职责：1．负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。3．负责公司质量管理体系文件的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作。4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。5．开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料的利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。6．开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。7．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。第三章文件材料的管理工作六、文件资料材料的收集：1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号。2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。七、文件资料的归档、立卷与管理：1．区分全宗，确定立档单位。2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。2.1大类分为：质量文件：A；技术文件：B；制度/规定：C；参考资料：D；档案：E；合同：F。2.2部门拼音缩写：采购部：CG；生产技术部：SJ；仓储部：CC；品管部：PG；研发部：YF；LED事业部：NE；产品部：CP；项目部：XM；客户服务部：KF；灯杆分厂：DG；表面分厂：BM；庭园灯分厂：TY；装配分厂：ZP；销售部：XS；营销办：YX；设备维修部：SB；财务：CW；综合办：ZH；华体安装公司：AZ；昆明办事处：KM；重庆办事处：CQ；陕西办事处：SX；广西办事处：GX；贵阳办事处：GY；2.3保密用Y表示，非密级则用N表示。2.4密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP2.5编码原则：编码共为十二位数，□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合办2010年某份制度编码为：SZHNOP100001。3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目