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档案工作管理办法

第一篇：档案工作管理办法档案工作管理办法信息来源：时间：2012-10-10档案是医院各项重要职能活动的真实记录，是医院发展和建设的历史见证，是今后工作的重要依据和信息资源，也是国家的宝贵财富。为了搞好我院的档案工作，完整地保存和科学地管理档案，更好地为我院医疗、科研、教育等服务，根据我院当前的实际情况和《中华人民共和国档案法》等有关条例，特制定本办法。第一章总则第一条为了贯彻执行党和国家有关档案工作的精神及《档案法》的有关规定，切实加强我院档案工作的管理，提高院档案工作的总体水平，更好地为医疗、科研、教学等工作服务，特制定本办法。第二条档案工作是全院各项工作的重要组成部分，档案室应健全各类档案的管理制度。医院档案工作明确由一名分管院长领导，医院办公室负责抓具体工作，把档案工作纳入本单位的工作计划和管理中，并把档案工作作为有关人员考核职责范围。第三条本办法所指的档案是指院各部门和个人在工作和活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、图纸、声像、照片及其他各种方式和载体的文件材料。第二章档案的管理第四条我院档案分文书档案、科研档案、财会档案、基建档案和仪器设备档案、特种载体档案，各种档案实行集中统一管理。院档案室负责主管全院的档案工作及档案的接收、保管和利用，并对全院各部门的档案实行监督和指导。各部门必须有专人负责兼管各种档案材料的收集、整理、归档工作。第五条教职工在调离工作前，应将本人借阅的档案和在工作中形成的档案材料进行移交，否则不予办理调离手续。第六条每年对各类档案归档情况进行检查、总结，及时公布有关情况，及时表彰先进，促进全院档案工作的规范化。第三章档案的归档第七条各科室兼职档案员，平时要严格按文书处理制度做好本部门文件材料的收集工作，根据文件类目分别组卷。第八条全院收发文，由院办兼职档案员负责分类、组卷、归档。第九条两个以上科室共同开展工作时，形成的文件材料统一由主办科室立卷归档。非主办科室应将有关该项工作形成的全部文件材料，移交主办科室统一立卷归档，必要时可复制副本备查。第十条临时科室或己撤消的科室所形成的文件材料应于机构撤消前，做好本科室文件材料的整理工作，及时移交院档案室保存，任何人不得带入其他单位或科室。第十一条立卷应以年度——问题(或组织机构)整理归卷，并结合文件材料保存价值，把具有相同特征、相同保管期限、联系密切的文件材料组合在一起。第十二条各科室归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、计划和总结、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。第十三条同一人物、同一事件、同一项工作、同一个会议、同一项活动等形成的文件材料组合在一起；上级机关颁发的指导性、依据性文件与本院贯彻、执行该文件所形成的文件材料组合在一起；同一事件涉及到上级、下级、院外有关承办单位的来往文件材料应集合组合在一起。第十四条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但按教学年度形成的文件，放在当年年末立卷；跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的请示，放在请示年立卷；跨年度规划、计划，放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；跨年度的非诉讼案件材料，放在结案年立卷。第十五条专题性、成套性文件材料(如科研、基建、设备档案文件材料)，按项目、阶段、部件结构等分别组卷。第十六条卷内文件排列，技文件之间的内在联系及时间的先后次序进行排列。上级指导性文件在前，本院贯彻执行的文件材料在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；计划在前，总结在后；非诉讼性案件结论、决定，判决性材料在前，依据性材料等在后；文字材料在前，图样在后。第十七条组成的案卷应避免过厚或过薄，一般不超过200页。当同一问题的文件材料过多时，可分成若干卷；当问题单一，文件材料过少，且不便归类时可组成薄卷。第十八条卷内文件材料要按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面左下角填写页号；不装订的案卷，应在案卷内每份文件材料的右下角加盖档号章，并逐件编件号；图表、图样材料应在材料背面左下角编页号第十九条填写文件卷内目录必须按规定格式逐一填写，文件题名不得随意更改和简化；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚后填入有关项目；会议纪要应拟写每次会议时间和概要；没有题名的文件要自拟题名，用“[]”标识。卷内文件目录放在案卷首页。第二十条卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。必须填写立卷人，检查人的姓名和时间，检查人应是立卷部门负责人。第二十一条拟写案卷题名应简明确切，体式一致，一般由负责者、事由、文种构成，文字不得超过五十个汉字。第二十二条卷内文件目录、案卷目录一律用钢笔、碳素墨水或毛笔填