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档案管理制度

第一篇：档案管理制度档案管理制度1、目的：确保各相关档案准确、及时的使用2、档案主要内容1、业主家庭答案1.1业主入户资料（1）购房合同（2）入住通知书（3）房屋交接书（4）业主临时公约（5）房屋验收单（6）入户资料签收单1.2业主情况登记表和业主身份证复印件1.3装修管理资料（1）装修申请表（2）装修协议书（3）装修公司提供营业执照、资质证书、人员名单及身份证复印件（4）平面图、有线了变动情况记录（5）验收结论1.4业主日常维修资料（1）维修记录包含回访记录1.5业主反馈材料（1）服务质量回访记录（2）业主投诉处理记录（3）业主征询统计记录1.6费用清单（1）缴费情况表（2）维修资金结算证明2、接管验收档案2.1产权资料（项目批文文件、用地批准文件、建筑执照）2.2技术资料（竣工图、竣工验收报告、图纸会审记录、隐蔽工程验收报告、沉降观测记录、钢筋水泥等主要材料的质量保证书）2.3水、点、消防等设备的验收合格证书及设备技术资料3、秩序管理档案（1）巡检记录（2）交接记录（3）值班记录（4）车辆管理记录（5）应急处理记录（6）电子监控系统记录4、设备、设施管理档案（1）公用公共设施维护保养计划（2）公用公共设施维护保养记录（3）设备运行巡查记录5、绿化保洁养护档案（1）清洁检查记录（2）绿化工作记录（3）检查记录（4）消毒、消杀记录等6社区文化档案社区文化构思、组织活动计划及实施情况；社区文化活动图片等记录内容等7、其他管理档案一般行政文件，管理指导文件和业委会相关资料8、档案的运作管理8.1.1档案的收集8.1.1物业服务中心设立档案室，对档案进行严格管理，在实际工作中从需要出发，扩大资源来源8.1.2从时间上讲，业主家庭档案是业主交房开始归档，实行业主一户一档9、档案管理9.1、妥善管理档案，严格执行借阅制度。借阅、复印有关资料，须物业经理领导批准后，由档案管理员登记备案9.2、家庭档案、物业管理设备、设施房屋资料等档案，实施保密制度，用专人保管，不得向外泄露。9.3、定期清查，鉴定档案、每年进行全部档案的清查核对和保管质量检查，做到账物相符，及时修补和复印易损破或变质的档案9.4、严守机密，确保档案安全，对档案室要做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体，防尘、防蛀的“七防”工作，确保档案室整齐、整洁10、档案的归档及时立卷归档，编制总目录，卷内目录及档案形成说明书，编排入柜，并输入计算机存档11、档案的利用正确、快捷利用档案，更好地服务于业主和物业管理第二篇：档案管理制度范本档案管理制度为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。一、适用范围适用公司所辖各部门。二、档案分类1、财务档案财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。2、办公类档案⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）；⑶各类合同、协议及附件资料；⑷加盖公司公章的各类重要文件；⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）；⑺对外报送的项目及附件资料；⑻战略规划和经营计划书；⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等；⑽人事档案、薪资标准等；⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。3、技术设备类档案⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方；⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告；⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。三、职责1、财务档案由财务部负责保管；2、办公类档案由综合办负责保管；3、技术设备档案由生产技术部保管。四、保管原则1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。4、