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档案管理规定(执行版)（大全5篇）

第一篇：档案管理规定(执行版)档案管理规定第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，有效的保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。第二条本规定适用公司各员工、各部门。规定监督责任部门为公司行政办公室，第一责任人为各部门经理。第三条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第四条对档案资料必须按年度卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。各部门负责人负责档案资料的归档督促和日常管理工作。第五条坚持部门收集保管、定期归档制度。各系统和部门负责人均应指定专人负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。名单报档案室备案，如有变动须及时通知行政办档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第六条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则。第七条公司各部门、员工有保护档案的义务。第二章管理部门第一条公司各部门制定专人负责档案管理工作。第二条行政办档案室是档案管理机构，公司行政经理指定专人（档案员）负责除财务资料外其他所有档案、资料接收、收集、整理、立卷、保管等日常具体工作。第三条公司财务部门各种财务资料，由财务部按国家制定的会计档案管理制度和相关规定单独保管。第四条各部室或个人视实际需要，经公司总经理批准后可留存影本。第三章归档范围1.政府及上级部门法规性文件资料。包括国家行政机关、政府相关部门和上级主管部门颁发的，或由行业颁发的各种标准、规章制度等。2.公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、总经理办公室及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录；公司ISO9000、14000、28000体系文件；公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划；公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。3.公司内部资质资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、国地税税务登记证、开户许可证、刻章卡、资质证书。4.公司项目开发资料。包括国有土地使用证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、商品房预售许可证等由报建部门负责整理后移交行政后勤部档案室保存。5.公司工程技术资料、各种合同、协议、审计资料、项目预决算资料、竣工验收资料、包括竣工图等。6.公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。7.公司重要设备档案。8.公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等原始记录和文本。9.公司财会资料。10.公司人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。11.公司法律文书资料。12.公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。13.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。14.题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。15.公司保密制度中规定的保密范围材料。第四章档案管理的基本程序档案管理基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码和利用，这九道工序形成了档案管理工作的整体，它们之间形成了既是相对独立，又是相互制约的关系。第一条档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司档案室进行归档。第二条立卷归档的时间1.凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十个工作日内整理完毕并保存，需移交行档案室立卷归档的要在十日内办理完毕交接手续。2.在外地施工项目形成的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长，但最长也应在项目交工验收后三十个工作日内移交给公司档案室。第三条立卷归档的要求（一）平时归档1.各部门都要建立健全平时归卷制度，设立兼职档案员，对处理完毕或批存的文件资料，由档案员集中统一保管。2.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案员归卷。3.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。4.各