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档案管理规范

第一篇：档案管理规范档案管理规范1.目的为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围DXC集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义：4.职责：4.1.综合管理部4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容：5.1.档案立卷范围5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求：5.2.1.各部门立卷要求5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）5.2.2.综合管理部立卷要求：5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。5.2.2.2.5.2.2.3.5.2.2.4.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。拟订案卷标题要简明、准确。整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括：5.2.2.4.1.1.5.2.2.4.1.2.5.2.2.4.1.3.5.2.2.4.1.4.公司制定的规章制度类文件材料。公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。公司职能活动中形成的重要业务文件材料。公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。5.2.2.4.1.5.5.2.2.4.1.6.文件材料。5.2.2.4.1.7.5.2.2.4.1.8.文件材料。公司机构演变、人事任免等文件材料。公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：5.2.2.4.2.1.5.2.2.4.2.2.5.2.2.4.2.3.5.2.2.4.2.4.5.2.2.4.2.5.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。公司人事管理工作形成的一般性文件材料。公司一般性事务管理文件材料。公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。5.2.2.4.2.6.5.2.2.4.2.7.5.2.2.4.2.8.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.9.下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。5.2.2.5.5.2.2.6.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。5.3.档案存档程序5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进