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浅谈计算机在档案管理中的应用

第一篇:浅谈计算机在档案管理中的应用浅谈计算机在档案管理中的应用摘要:文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用,这是档案现代化发展的客观要求,有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时,也顺应了社会信息化的要求,提高了档案工作者的素质。关键词:计算机技术;档案管理;重要性随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用,计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机,信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前,档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作,已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。计算机对档案信息进行管理,具有手工管理所无法比拟的优势,如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等,这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件,但是受行业和规模的影响,计算机的应用技术水平还参差不齐。就目前状况看普及程度还存在一定的局限性,只是在科研院校、金融保险业较为普遍,其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明,怎样摆脱传统的档案管理方式,实现档案的计算机应用管理,怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求从20世纪80年代开始,世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用,给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先,计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上,即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点,将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次,由于电子档案的大量涌现,同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机,建成数字档案馆,这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次,为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找,利用的需求各级各类档案馆(室)纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案,党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化,电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角,逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见,摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式,它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增,对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展,管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念,把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来,参与到这场文案管理的变革中来,在变革中求生存,在变革中求发展,不断改进工作方法,增强服务意识,改善服务环境,使档案信息得到更好的利用,顺应时代的要求。二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试近20年来,我国档案事业发生了巨大变化,档案队伍的综合素质也有了显著提高,而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外,其重要任务就是管理,开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴,而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势,是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代1化的信息技术变革档案管理的模式,具体地说它包括档案本身的信息化,档案管理工作模式的信息化,档案工作目的的信息化,档案管理方法的信息化,就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具,比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用,又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合,对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。三、用计算机技术管理,有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识,笔者认为,是人们在生产、生活中的一种新的思维方式,在这种意识下,人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题,使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪,我们将在高科技的环境中工作,在高科技的背景下学习和生活,将在高科技的发展中求生存、谋发展
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