行政执法案件档案管理办法.docx

行政执法案件档案管理办法

第一篇：行政执法案件档案管理办法行政执法案件档案管理办法2006-12-15第一章总则第一条为加强对全区工商行政管理系统行政执法案件档案(以下简称案件档案)的管理，充分发挥案件档案在行政执法工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及《工商行政管理机关行政处罚程序暂行规定》制定本办法。第二条本办法所称的案件档案是指本区工商行政管理机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政执法中直接形成的文字、图表和声像等材料。本办法适用于本区工商行政管理系统范围内对各类案件档案的管理。第三条案件档案是工商行政管理机关的专业档案，是国家档案的重要组成部分，本区工商行政管理机关应重视对案件档案的建立、管理，落实管理人员，健全工作制度，配备必要的设施，做好案件档案的管理和利用工作。第四条案件档案实行统一领导、分级管理的原则。工商行政管理机关依照本办法管理案件档案，并分别接受省、市和区档案局对案件工作的监督、指导。第二章案件档案的范围第五条案件处罚决定执行完毕，复议决定书送达后三十日内，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档。办案机关案卷按如下顺序装订：一、正卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)处罚决定书；(四)复议决定书；(五)证据材料；(六)听证报告；(七)核审意见；(八)听证笔录；(九)财物处理单据；(十)其他有关材料；二、副卷(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)案件调查终结报告及批件；(四)立案审批表；(五)案件来源材料；(六)有关领导的批示；(七)案件的内部讨论记录；(八)案件的调查提纲i(九)其他有关的内部材料。复议机关案卷按如下顺序装订：(一)案卷封面；(二)案卷材料目录；(三)复议决定书；(四)复议申请书及其附件；(五)原行政决定；(六)行政复议案件受理审批表；(七)行政复议案件受理通知书；(八)被申请人答辩材料；(九)复议终结报告及批件；(十)证据材料；(十一)延期复议的决定、通知；(十二)复议决定书底稿；(十三)送达回证；(十四)其他有关材料。第三章案件档案的管理第六条案件承办人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、整理工作。案件处罚决定或复议决定执行完毕，或罚缴分离执行的财务手续履行完毕后，即要由案件承办人员负责立卷装订，内勤人员负责案卷质量检查，及时做好归档工作。第七条案件档案分为一案立卷和合案立卷。凡适用行政处罚简易程序处理的违法案件为合案立卷，其它违法案件为一案立卷。第八条一案立卷分为正、副卷分别单独装订，便于档案的保管和利用。正卷是对案件依法处理的具有法律证据的全部材料，可按规定提供外界利用；副卷是承办案件过程中，产生的有关内部工作情况的文书材料，一般不对外利用。正、副卷内文件材料按问题属性和时间先后顺序排列，即所有卷内文件材料先按问题属性分类，每一类文件材料再按时间先后顺序排列，正卷和副卷的内容区分及卷内文件材料排列顺序按本办法第二章规定执行。第九条合案立卷中的案件数，视单个案件材料多少而定，卷厚一般不宜超过2厘米(约200张)，每个案件内的材料排列先后顺序为结论性文件、证据材料和其它有关材料。第十条卷内文件材料应依次编写页号，页号统一编写在有文字的每面材料正面的右上角和背面的左上角。第十一条每卷案件档案都应填写卷内文件目录，目录中标题一般应概括地反映文件材料的主要内容。为查阅方便，一案立卷的卷内目录采取分二级类目填写的方法。第十二条卷内文件材料应去掉金属物，对破损的材料应按档案技术要求修复，对字迹模糊或褪色的文件材料应复制并与原件一并立卷。案卷中文件材料纸张过大的应按规定折叠，纸张狭窄的须经补边后装订，票据、单据等较小的材料应粘贴在16开空白纸上，并加盖骑缝章。第十三条卷内中的各项内容要正确填写，封面居中填案卷标题，标题应包括当事人名称(全称)、违法行为内容，“正卷”或“副卷”应标明。合案立卷的保管期限为“短期”，一案立卷的为“长期”。第十四条案卷号按年度、部门和结案先后时间顺序，由档案管理部门统一编号填写。备考表中的“本卷情况说明”一栏，应填写立卷过程中对卷内文件需要说明的情况，若无情况说明应将立卷人、审核人的姓名和立卷时间填上。第十五条案件档案应由形成档案的部门按年度编制移交清册。合案立卷目录应逐一填写每件案件的主要情况，在保管期满销毁后，以此目录代作销毁清册之用。第十六条案件档案所有材料(包括卷皮、卷内目录、案卷目录等)均应用蓝黑墨水或碳黑墨水书写，字迹要工整、清晰。第十七条一案立卷的档案应由案件承办人员在案件办理完结后的二个月内整理装订完毕(特殊情况除外)，并移交本部门内勤人员保管；合案立卷的档案应由部门内勤人员按年度统一立卷装订。第十八条各部门应在第二年的第二季度前将上一年度结案的案件档案及编制的移交清册移交给档案部门集