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财政投资评审中心档案管理制度

第一篇：财政投资评审中心档案管理制度1.总则1.1为加强本单位档案工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，特制订本制度。1.2档案工作是一项专业性工作，是评审工作的重要组成部分，对反映评审工作成效和历史面貌具有重要意义。本单位由综合科专门负责档案资料的接受、整理、归档、保存、查阅等工作。2.立卷归档制度2.1本单位档案分为文书档案和项目评审档案，涉及项目评审所发的文件在文书档案和项目评审档案中要同时归档。项目评审档案实行“谁审核,谁立卷”的原则,各科室需将处理完毕的文件、评审资料经过整理立卷，定期移交给综合科集中保存，建立规范的归档制度，具体包括归档范围、归档时间、归档要求。2.2归档范围（详见附件一、附件二）2.2.1本单位各科室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料、评审资料，包括综合科、路桥建设科、社会事业科、市政公用科、水务科在工作中形成的各种门类和载体的材料；同时与本单位业务工作有关的资料，均属于归档范围。2.2.2本单位颁发的各类文件、召开会议形成的文件材料，有关问题的请示、报告、总结、统计报表等文件材料。2.2.3直属上级机关颁发的属于本单位主要业务并要贯彻执行的文件材料。2.2.4归档的文件除了文件的正件外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图表、计划、总结、登记表、名单等文件材料。2.2.5除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的文件材料，如会议文件、调查报告、访问记录、合同、协议、契约等。2.2.6本单位的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修改稿以及重要活动的声像材料等。2.3归档时间2.3.1本单位文书档案一般应在第二年的三月底以前整理立卷完毕，并向综合科移交归档。2.3.2本单位评审档案一般应在项目评审结束一个月以内整理立卷完毕，并向综合科移交归档。2.3.3各科室在文件、项目评审办理结束后，应立即将文件、评审材料归回综合科，及时归档。2.3.4各科室应在每季度终了时，及时清理应归档的文件、评审材料，定期归档。2.3.5声像档案在每项活动结束后，及时向综合科移交归档。2.3.6其它门类和载体的档案应在各项活动结束后，及时移交归档。2.4归档要求2.4.1应归档的文件、评审材料的种类、份数及页数均应收集齐全、完整，按照文件、评审材料的形成规律和有机联系进行分类、立卷，使组成的案卷能正确反映本单位活动的基本面貌，便于保管和利用。2.4.2文件、评审材料立卷的程序一般分为：分类→组合→编目，即在材料收集齐全的基础上，将材料按有关特征分开，然后将经过分类的材料，按一定的规律进行组合，最后将经过组合以后的材料进行系统排列和编目。2.4.3按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案。本单位文书档案、评审档案分类一般采用年度——组织机构的分类方法；其它不能采用按年度——组织机构进行分类时，可按照国家档案局和有关专业主管机关共同制定的分类方案进行分类。2.4.4组合的基本要求是：组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，做到问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。2.4.5不同年度的文件、评审材料一般不得放在一起立卷；但跨年度的请示和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的项目评审材料放在评审结束年立卷；其它材料的立卷应按有关规定执行。2.4.6卷内材料应区别不同情况进行排列。文书类的按下列原则排列：一个问题的请示、报告、批复材料应依序排列在一起（即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后）；重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后；转发件在前，原件在后，非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；跨年度的法规性文件放在通过或公布年立卷；跨年度的调查材料放在成文年立卷。评审类的应以评审报告在前，项目批办单、评审依据等材料在后的原则排列。2.4.7卷内材料应按排列顺序，依次编写页号。成卷装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号。2.4.8永久、30年和10年的案卷，必须按规定的格式填写卷内文件目录。对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但不符合内容的亦应重新拟写；没有责任者（作者）年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目；会议记录填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整，卷内材料目录放在卷首。2.4.9声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者（作者）。2.4.10有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负