邮件收发处理方案(报告格式).docx

邮件收发处理方案(报告格式)

第一篇：邮件收发处理方案(报告格式)穆老师：您好！经讨论，我们组制定的这批邮件的收发处理方案如下：（一）将收到的邮件按照私人邮件与公务邮件分开，其中公务邮件有：1、发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；4、市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”。6、一批收到的商业信函。（二）按照轻重缓急程度，以下邮件的处理有时间上的要求，需要重点处理：1、发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；7、三个客户的电子邮件需要在四个小时内回复，江苏分公司催要的广告宣传单。（三）将重点的公务邮件进行拆封与登记：1、发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；4、市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”。（附带《传阅顺序单》）（四）呈送与传阅1、发给总经理的函件，封面上有“急件”字样；4、市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：“交各部门负责人传阅”。（附带《传阅顺序单》）3、寄给人事部刘部长的包裹。（因无法区分其公私性质，由秘书亲自交给本人）（五）需要到邮局统一邮寄的2、将给某客户的答复信原件邮寄给对方（邮寄前，需先在公司复印，留下复印件）；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；7、江苏分公司催要的广告宣传单。（六）回复客户的电子邮件7、三个客户的电子邮件需要在四个小时内回复。（七）处理常规信函首先，对收到的信函进行分类，将公务邮件与私人邮件分开，其中公务邮件有一批收到的商业信函、报刊、小册子等印刷材料。其次，对公务邮件进行拆封和登记。再次，进行呈送。将公务邮件亲自呈送至收信人处。将私人邮件统一送至公司的私人信箱，由员工自行取回。祝工作顺利，生活愉快！第ｘ组2012年4月17日第二篇：邮件收发管理邮件收发管理1、值班员在收到邮件、报刊时，要注意以下几点：1）看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及时询问邮递员补写。2）要及时将邮件退还邮递员，退邮件需邮递员签名。3）在收件时如有内物外漏或损坏，则要邮递员亲自送达业主或填写证明，以分清责任。4）在发送邮件/报刊途中要小心稳拿，以免丢失邮件。5）在业主签收时要防止错签漏签。6）投入报箱的报纸、刊物要及时、准确。2、值班员应要求邮政局人员将普通信件（非快件、特快专递、邮件通知单等）直接投放到客户的信报箱中。3、其它专递公司（非邮政局）的专递邮件/信件，由其公司人员直接送达收件人，管理处不予转交。4、对于邮政局的需要物业公司签收的邮件（如快件、特快专递、邮件通知单等），值班员应通知巡逻员及时送到收件人手中，并做好记录。5、当日所接收到的邮件，当日巡逻员必须把邮件送往收信人手中，不允许有积压邮件，或不送邮件。6、因收信人不在使邮件不能及时送出时，应及时通过邮件/专递信件上的联系电话通过收件人前来领取；如无电话的，应在首层电梯厅告示栏上公示（在收件人取之前一直公示），如一周管理处还联系不上收件人的，应将邮件/信件交回邮政局，在要求邮递公司签收的同时，需注明“交回邮政局通过其它办法联系收件人”。7、对地址不明或已搬迁业主的邮件要认真核对，确定无误后及时退回邮局。8、避免发生积压信件的现象，不允许有死信，更不允许私自撕拆业主信件，私揭邮票。9、值班员交接班时，需交接信件、邮件、报刊杂志等数量，数额不清时不应交接班，需上报主管核实清楚后再交接班。第三篇：邮件收发管理制度邮件收发管理制度一、目的：为了规范公司报纸、期刊、信函、快递等邮件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保邮件安全，制定《邮件收发管理制度》。以下简称《邮件收发制度》二、适用范围：《邮件收发制度》适用于凡经邮政/快递渠道送达本公司内所有单位（个人）的报纸、期刊、信函、快递等邮件的管理。三、职责：公司保安负责邮件的签收、送达及管理。1、每日邮件／快递和常规邮件/快递的收发工作由值班保安负责。2、在保安室放置3天以上没有人领取或无法送达的特殊邮件/快递由保安室交综合办公室处理。四、收发程序1、值班保安负责签收送达的邮件／快递，并检查有无开封、损坏现象，收件单位/个人名称是否明确，发现异常现象要邮递员签字证明，并获得准确的联系方式和地址；损坏严重的要通知收件单位/个人到场处理。2、非公邮件／快递应由保安公示并告知收件人签收。3、汇票/发票一律由收件人签收。4、保安对送达的公函性的邮件／快递签收后应及时送到综合办公室。其中副总级以上的公司领导的邮件/快递直接送达本人办公室，由本人确认后签收。五、附则1、已经与本公司解除一切关系员工或单位的邮件／快递在保安室保存期限为三个月，具有重大价值的要送到办公室。保存期