重庆教育学院会议室管理办法.docx

重庆教育学院会议室管理办法

第一篇：重庆教育学院会议室管理办法重庆教育学院会议室管理办法为了加强学院会议室的统一管理，提高使用效率，更好地为教学、科研等各方面工作服务，特拟定此办法：一、院办统一管理的会议室概况学院会议室四个，综合楼一会议室，综合楼二会议室，综合楼接待会议室，图书馆平层学术报告厅。二、使用范围1．一会议室原则上用于院长办公会和党委会、院领导主持的有关会议及接待。2．二会议室原则上用于中心组学习会、干部会议和院领导主持的有关会议及接待。3．接待会议室原则上用于学院对外接待。4．学术报告厅原则上用于学院召集召开的大型会议、各系处召开的大型会议或学术报告会和国家级、市级培训，假期函授上课等。三、会议室使用程序各系处使用会议室须向院办提前预约登记（包括双休日、节假日、寒暑假），具体程序如下：1．使用单位填写《会议室使用申请单》（学院OA系统内或院办网内下载），使用单位负责人签字、盖章后提交至院办备案。2．院办登记后回复。3．院办严格按照各会议室功能协调安排会议室。特殊情况下，各职能部门、系科超越使用范围使用其它会议室，须经院办分管主任批准，并履行登记手续后方可使用。4．如取消，推迟或更改会议室使用时间，必须提前一至两天，向院办公室说明情况，原有会议申请单作废。四、会议室使用注意事项1．会议室使用实行优先使用原则，即：内宾礼让外宾，外事接待工作优先使用；列入学期工作计划的会议优先使用；若各系处预定的会议室与学校临时性重要会议所用发生冲突，全院性会议优先使用。2．使用会议室必须提前预约，不提前预约的常规性会议一般不予安排使用。如果要推迟、提前、取消使用学术报告厅，必需在原定使用时间前至少一天明确向院办作出说明，相应《会议室使用申请单》作废。3．会议室一经安排，会务工作原则由使用单位自行负责，自备会议所需用品，会议室使用完毕清理后，及时通知院办公室交接。如需要布置会议室，需在《会议室使用申请单》备注栏中明示，原则上由使用单位自行布置。4．会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意，完善借物手续后方可动用，事后归还原处。5．学术报告厅的音响设备由宣传部提供并予以技术支持。6．原则上，会议室使用时间应安排在工作日和工作时间之内，如需安排在工作日和工作时间以外，使用单位应根据实际情况付给临时工加班劳务费。一般标准为中午加班10元，晚上加班10元，周末或者假期加班，一天为30元，半天为15元。7．使用单位应认真检查会议室内部设施完好情况，爱护室内设施，小心使用，如有损坏照价赔偿。8．注意安全，节约用电，会议结束后请自觉关闭所有电源。9．对于不按规定使用会议室的单位，院办将通报批评。10．本规定由学院办公室负责解释，自颁布之日起执行。附件：会议使用申请单重庆教育学院二○○九年十一月十日第二篇：会议室管理办法会议室使用管理办法一、制定目的为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门。二、管理办法1、会议室是专门用于召开会议，研讨工作的地方。会议室由行政人事部统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。2、公司会议室共包括一号会议室(原大会议室)、二号会议室（原大职场）、三号会议室（圆桌会议室）、接待室、洽谈室及贵宾室。3、为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政人事部，填写会议室使用申请表（见附件），以便统一安排。如有需要行政人事部协办的事项需提前注明，以便行政人事部根据情况做好相关协调安排。4、正常工作日，各部门提前到行政人事部填写申请表即可使用，使用后及时归还钥匙；若周六日使用，需提前一天到行政人事部填写会议室使用申请表，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。5、会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用，先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政负责人立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。6、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由行政人事部另作安排。7、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若下一时间段已安排其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。8、各部门在会议期间要爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。会后使用部门需及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，保持室内干净整洁，禁止抽烟吃东西，禁止乱扔纸屑。9、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物