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采购管理制度

第一篇：采购管理制度采购管理制度为使本司采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、采购管理部门本司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、成本主管及其它部门的监督,全面负责本司的采购工作。二、采购部工作基本要求（1）所有采购项目均需董事会签批、授权及公司财务部批准同意；（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单；（3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定；（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责；（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息表,以书面形式汇报给本司财务部及董事会；（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息表备查。（7）采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购；（8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报账付款。（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,财务部应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉。三、采购审批程序（1）申购单审批程序：使用部门或仓库主管)提出申请，经部门总监（或经理）同意，财务部成本主管审核，采购部询价报价，财务总监签字同意，总经理或董事会审批后发回采购部进行采购。（2）单位价值1000元以下的零星采购，采购部需要货比三家，比较价格与质量之后，选择最优性价比的商家进行购买。（3）单位价值1000元以上、批量采购商品，采购部应选定三家以上供应商进行价格比较，对该类供应商必须进行诚信调查，确保采购质量。（4）对长期供应商或大批大宗商品采购，采购部必须与供应商签订《购买合同》或《供货协议》，明确商品品牌、规格、质量、价格、付款方式、付款日期，是否含税价格等主要事项。签订供销合同或协议，必须根据公司合同会签程序，经董事会、财务部、商品使用部门或质量部门会签之后，方可进行。工程材料的采购合同必须经工程部总监、主管副总裁会1签，董事长批准。（5）赊购(月结)物品采购审批程序月结物品的采购，主要是蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等的采购，餐饮部总厨直接下单至采购部，由采购部安排人员向供应商叫货。（6）各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、财务部、主管总经理或副总组成“供货商评定小组”,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供本司所需的物料。四、采购监督采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及监察部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进本司采购成本的控制与监督。五、供应商管理（1）财务部应定期(每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及监察部，对供应商进行评估(度假村每大类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商。（2）选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。（3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护公司形象。六、采购部工作流程（一）各类物品采购工作流程1、仓库补仓物品的采购工作流程：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补仓《采购申请单》，《采购申请单》必须注明以下内容:（1）货品名称，规格（2）平均每月消耗量（3）库存数量（4）本次订货数量经成本主管进行初步审核，送采购部经理审核。采购部经理在采购《申请单》上签字确认，并注明到货时间。采购部经理审核同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批。报批程序完毕，采购部立即组织实施采购。未能及时采购到仓的物品，采购部要向成本部门提出意见，尽可能寻找替代物品。2、新增物品的采购工作流程：各部门需添置新物资，部门总监或餐饮部总厨、总监应撰写有关专门申请报告，经董事长审批后,填写《申购单》，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按“采购申请单