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饭店会议接待流程

第一篇：饭店会议接待流程会议接待流程为进一步做好会议项目的开发和接待工作，确保会议客人从入住到撤离全方位的服务过程准确、到位、顺畅和协调，根据饭店实际情况，制定会议接待相关规定如下：一、责任分工1、总负责人：营销部经理。会议接待工作由营销部负总责，负责协调和处理会议接待全程中的各类工作事项。2、总跟进人：营销部指定的营销代表为会议总跟进协调人，负责会议全程跟踪，组织、协调、检查、督促会议接待各项工作落实情况。具体职责：A、负责处理和接洽客户预订；B、根据预订信息对接待任务提出具体安排意见，制定并印发会议接待计划；C、组织、协调会议所涉及的各部门工作；D、于会议召开前的有效准备时间内，对各相关部门工作完成情况进行检查和验收；E、协调解决会议进程中的各类事项，满足客人的合理需求，确保会议接待质量；F、跟办会议结账工作，确保饭店结账安全；G、征求客户意见，填写意见反馈，对会议接待工作进行总体评价。3、接待员：负责会议背景幕、条幅、指示牌、会签、宣传品的设计和制作工作。4、餐饮/客房部：负责会议室准备、会议服务、会议用餐工作。A、根据营销部会议接待计划要求和营销代表的要求，准备会议室的各类用品，对会议室进行卫生清洁，按规范要求进行摆台和布置；B、安排会议服务人员，迎送会议宾客，在会议进程中进行有效服务；C、按会议订单要求组织后厨准备会议用餐；D、负责安排和组织会议用餐服务。5、客房部：负责会议客人用房准备和服务工作，负责公共区域卫生清洁。6、前厅部：负责会议客人接待引领及相关服务工作，关注来宾情况，妥善处理客人投诉。7、保安部：维持酒店正常经营秩序，检查和关注会议期间所有营业场所的安全和保卫工作。9、工程部：解决相关部门提出的保修指令，保证会议期间的设施设备的正常运行。10、财务部：负责客人结账工作，确认结账方式，做好结账统计，与营销部和各接待部门密切联络，确保酒店结账安全。11、行政部：负责会议接待质检工作，处理酒店内部投诉，对大型会议人力资源进行调配。二、会议接待标准1、大型会议（100—300人）A、地点：饭店三楼多功能厅B、总跟进人：营销部经理亲自接待跟进，多名营销员协调配合跟进工作。C、会场布置：酒店外围：根据客人需要设彩虹门、空飘。LED屏：根据客人需要设固定字幕或游动字幕。大堂：设接待台，根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、礼品台等物品。接待台大堂门口设指示牌。会场入口处：设立指示牌，营销代表和会场服务人员负责迎送。主席台：设背景幕，主席台前摆放鲜花，顶额挂会议横幅，根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，准备有线麦克和无线麦克，根据会议需要安设启航轮。台形：根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、矿泉水、便笺、茶垫、口巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。绿植花卉：干净无尘，无黄叶，摆放于会场四周，整齐对称，有观赏性，尽可能准备红色系花卉。D、工作安排迎送：营销部经理、前厅部经理须亲自带领营销员、礼宾员在大堂入口处迎送宾客。接待：安排1-2名营销代表配合客户发放资料，提供会议问询、引领服务。会场服务：根据会议实际需要安排服务人员，会议接待主管和领班全程跟踪指导会场服务，餐饮部经理亲自检查会场准备和服务情况。营销部经理和跟进营销员全程跟踪会议。翻台：会议和用餐均在千人宴时，利用客人休息时间及时翻台。会议协调：连续召开两天及两天以上的会议，营销人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。2、小型会议（50人以下）A、饭店四、五、十一楼会议室B、会议总跟进人：营销部指定营销代表C、会场布置：台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。翻台：会议和用餐在同一场地，利用客人休息时间及时翻台。会场服务：根据会议需要安排会议服务人员，会议接待领班检查指导会议服务情况。营销代表全程跟踪会议服务。三、具体要求1、各部门要顾全大局，相互配合，密切协作，特别是各有关部门要配合好营销部的工作，接受营销部的组织、协调、安排和指挥。2、各有关部门相关人员在会议接待工作中，要善于发现问题，及时排查会议接待可能出现的漏洞，除按计划要求做好相应准备工作外，还要结合本部门岗位工作实际做好接待预案，相互提醒。对于接待计划未予明确要求、部门未有预见，在会议接待中出现责任问题，问题出现在哪个部门，哪个部门与营销部共同承担责任。所有参与接待人员要熟知会议相关事项。3、营销部要详细、准确地了解会议各项信息及主办方的要求，会议接待计划要准确、详细，原则上至少提前两天印发会议接待计