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高校人事档案管理工作建议分析论文

第一篇：高校人事档案管理工作建议分析论文［摘要］随着市场经济的迅速发展，人员流动率也相对增加，本来我国的人事档案管理工作就处于相对比较滞后的状态，尤其是面临如今信息技术时代环境下的网络技术要求，这也给人事档案管理工作提出了更高的要求。就高校部分的人事档案管理工作而言，还存在很多体制不够健全、方式不够优化的问题。本文就加强其管理工作进行相关的建议、讨论和说明。［关键词］高校人事档案管理；管理意识；提升管理素质；宣传教育0引言高校人事档案管理工作看似简单，工作任务较少，实际其管理意义重大，但是结合当下实际情况来看，很多档案管理工作未能真正体现其价值，只是将档案资料单纯地保存起来，并没有投入到实际应用中，未能发挥这些原始资料的额外价值，信息不能够流动，使得管理档案终归是废纸一张。随着大数据时代的来临，这种传统单一的数据存储模式终将会被淘汰，如今我们需要的是能提供额外服务的信息整合。本文先从高校人事档案管理工作现存的几点问题开始分析，然后对具体的改善建议进行说明。1当前高校人事档案管理中的问题我们都知道高校的人事档案管理工作主要包括对在校师生的个人档案管理，据当前统计和调查结果表明，有百分之八十的高校在基本的人事档案管理工作上都完成了既定任务，但是只是停留在基本的档案存储等表面工作上，并没有去深入挖掘资料的额外价值。且档案管理的制度往往不健全，在实际的档案查询工作中很难做到快速和精准，且管理人员的管理意识薄弱，对管理的实际用途未能真正了解，管理技术的现代化、网络化都达不到要求，相关的配套设备和基础设施也没能满足基本条件，人事档案管理的基础库房不够充足，很多较大或者系列性的档案归类都难以顺利进行。下面就几点存在问题进行相关说明。1．1相关机构及人员的人事档案意识薄弱，对高校人事档案管理的重要性认识不够很多高校档案管理人员还停留在最基本的档案存放这种单一工作中，认为人事档案无非就是装订、归档、分类、标记等这一系列事务性工作，未能将档案管理与科研教学联系起来，也没想过档案信息能为学校创造何种价值，只要不泄露档案内容，不丢失档案信息就等于做好了这份工作，然而档案管理是能够为学校创造一定经济效益的，当然也有很多人对档案管理这份工作不以为然，也很少过问，管理人员的态度不端正，缺乏对管理工作重要性的认识。1．2人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位很多人事档案管理资料在归档和分类中信息不够完全，比如说有些学校就缺少了对高校内在职员工岗位的说明，还有一部分学生档案有的放在档案室，有的存放于学生会档案部，这种交叉的归档方式很容易引起查询过程中的混乱，降低档案管理效率，给档案管理带来很多不便。还有的只记录了查阅、借出状态，但是没有归还的情况反映，这很容易造成档案资料的丢失。因此要制定健全的体制并严格管理，规范制度。1．3人事档案管理人员配备不足，管理队伍有待加强随着高校的不断发展壮大，教职员工、学生数量也在不断增多，人事档案管理的内容也越来越大，但是由于上级各部门都未能对人事档案管理工作有所重视，很少会花精力在档案管理方面，也不会为其投入过多的人力物力，导致高校内人事档案管理工作还停留在最基础的状态，不能够深入地展开其他工作。人员的限制很难推动工作效率的增强。同时往往管理档案的工作人员大部分都是兼职人员，没有专职人员从事，这在人才基础上就不占优势，也造成了档案管理工作停滞不前的这一尴尬局面。1．4人事档案保管的硬件条件不能完全符合档案安全保管的要求很多高校中的人事档案管理位置都是办公普通用房，还有的将楼顶、办公室底层、地下室等地方选址为档案库房，这些位置大多阴暗、潮湿，十分不利于档案文件的存放，还有库房的门窗都是普通门窗，起不到任何防盗防抢作用，这与档案室管理要达到的安全要求还相差很大。这种配套的硬件设施没有准备到位很难确保之后的档案管理工作加强。因此，在改进方案中，要选址合适，并加强安全保卫工作，对计算机等网络配套设备也要一并处理到位。1．5人事档案信息化、现代化水平不高受传统档案管理观念影响，当下很少有人能够注重其对档案管理额外价值的挖掘，很多高校也都还停留在纸质档案的存储和管理上，管理的重心还放在实体管理方面，没有将信息化技术充分应用起来，对档案资料的处理还不能实现其动态化，也没有随着科学技术的进步将纸质文件数字化，表现最接近电子化的就是在档案室中的电脑，多半就是用来打印文件而已，也无法进行对人事档案资料的查询和检索，这极大地限制了整体档案管理工作的运行开展。信息化水平低，也造成了管理工作中人力资源的浪费，无疑也增加了劳动成本，为了有效确保在之后的管理工作中提高其效率，降低其难度，加强现代化建设也显得尤为关键和重要了。2如何加强人事档案管理针对上述所提到的几点问题，总结这些问题产生的原因，主要有三个方面，第一是