来访客户接待流程.doc

来访客户接待流程
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流,加强来访客户接待管理，规范客户业务接待流程，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理"的原则,来访客户接待流程如下:
接待前：
当接到客户来访信息时，应落实来宾基本情况：来宾国家、来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等.
业务员落实客户的行程安排或行程单（包括是否旅游），弄清客户到访时间、航班、酒店住宿要求、是否需要接机、是来进出口公司还是要参观工厂等信息，并提前1—2天告知操作人员，以便安排相应接待。
制作接机牌（如果需要）:应包含来宾的名字,具体样式见(附件1）
接待中：
由机场至办公室，或办公室至工厂的路上，和客户进行有礼貌的寒暄，可以介绍一下城市的情况、风土人情、景点等内容.
A、办公室接待：
1、接到会议室后，让客人先进入，并且向客人礼貌问候微笑着说“请进”及伸手示意方向。请客人进入后再慢慢关上房门，跟随进屋.
2、介绍时，先介绍主人，客人有先知情权，先绍男士后介绍女士，先介绍晚辈后介绍长辈，先介绍位低再位高者.
3、请客人落座时，如若宾客是一对夫妇，最好让他们坐在一起，而不要分开。
4、客人落座后，首先应端上茶水/咖啡（依客户所需），如果是盛夏，也可以送上清凉饮品。
5、客人如果需要会议室或者多媒体，需要在客户来之前提前安置好(提前准备工厂宣传片及自制的PPT）.
6、客人如果遇上午餐时间,需要请示相关领导提前预订何种档次的酒店。
7、洽谈结束，可以根据情况准备公司小礼品赠与重要客户；每次待客结束,都要以欢迎“再次见面"的心情来恭送对方.
8、根据情况送客户至写字楼外、酒店或是飞机场。如有送机，需要陪同客户一起办理好登机牌再道别。可以在客户离境前，打电话道别。
B、需要参观工厂的客户安排:
1、根据来访客户的重要等级,填写《进出口公司接待联系单》（附件2)
2、相关操作人员填好《进出口公司接待联系单》后，及时交上级领导审核，并以邮件或传真的方式报给工厂办公室,联系陈吉光。
3、具体接待工作包括：
向总经办递交来访客户信息及人数,安排电子字幕内容表示欢迎(支持英文）.
是否需要公司派车。
是否需要借款招待。
是否需要会议室及投影设备。
是否需要准备礼品，及特殊礼品的采购。
如需安排住宿和用餐，需提前联系并预订(临沭最好的酒店:常林国际大酒店，可联系陈吉光；临沂的酒店：江泉,沈经理18263900088（报力士德）;蓝海：张经理18669975550（报常林），并第一时间内告知陪同领导.
4、工厂办公室接到《进出口公司接待联系单》后,会做好接待的准备工作.
5、在客户即将到公司之前，至少需提前二个小时(国外客户需要提前一天)电话确认客户抵达时间和迎接地点，并通知司机准备车辆提前在指定地点接客户上车.
6、负责接待人员陪同客户在公司的各项活动安排。
7、如客户需要订返程机(车）票的，可直接联系大羽航空：小西13573773971（国内外机票)；火车票可以提前网上预定。
三、接待后:
按照行程安排，送走客户后，及时发邮件给客户,一是问候,二是将本次访问双方的会谈纪要发给客户，并提醒客户查收,如有遗漏及时补齐。。
接待过程中注意事项:
1、对于客户的饮食习惯要了解，是否是穆斯林，是否有忌口等；
2、如在接待过程中需要请相关部门人员协助或出席时，需提前通知相关人员；
3、当确定来访客户职位级别较高或影响力较大时，需公司领导出席；
4、接待人员在接客户来公司时,出发前应电话告知相关领导，提前做好接待准备;
5、公司人员在给来访客户做讲解时，接待人员要尽可能全程跟进，或定时去演示厅了解来访客户的各项需求和疑问，并及时给予协调或解决；
6、如果来访人员较多时，可依情况联系旅行社安排行程,包含食宿.附件一。
WELCOME
(此处可插入艺术字体）
FROM（COUNTRY）
TOLISHIDE
工作联系单编号：日期：*年＊月＊日联络科室：力士德总经办事由及简介日程安排客户人数客户级别普通客户，参观工厂重要客户VIP级别客户接送服务是请接客户要求到达时间：请送客户出发时间：接客地点：出发地点:送达地点:送达地点：车型：车型：否不需要工厂接送会议室请安排楼大会议室，需使用等接待用品。
使用时间：陪同领导拟邀请陪同参加会议住宿请于月日晚预定个标准间，宾馆安排在,按星级标准。吃饭请安排月日中午午餐，标准40元或60元/人.特殊要求:礼品娱乐活动备注附件二.力士德进出口公司来访客户工作联系单