办公用品管理教学.ppt

办公用品管理学习目标某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个。
训练（1）写出采购以上商品的程序。
训练（2）如何办理进货入库手续？
任务情景一、办公用品的种类二、办公用品的购买或租用一、办公用品的购买程序办公设备和易耗品的订购方式(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。采购人员对供应商进行比较筛选
任务情景三、办公用品的接收四、办公用品的保管五、办公用品的发放库存物品分类记录表物品申领表任务情景六、办公用品的库存控制库存控制的优点
(1)大量的资金不被不必要的库存占用。(2)空间不被用来存储不必要的货物。(3)能监督个人和部门对物品的使用。(4)避免物品被破坏或因过期而作废。(5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。(6)可利用准确的库存进行估价。七、办公用品的库存监督八、建立库存目录要学会填写库存记录卡原材料库存月报表库存物品分类记录表九、办公设备建档任务实施通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候，小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？
秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。
分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？
2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如何领用呢？