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如何在电子文档中用好Word分节符

如何在电子文档中用好Word分节符林霞在处理电子文档的过程中，我们时常需要在同一个文档中使用不同的纸张类型、不同的纸张方向、不同的版式、不同的页边距等来排放文本、图片、表格等文档信息，需要在同一个文档中的不同页面上排放不同的页眉或页脚（如文档的分类信息、章节标题、日期、作者姓名和页码等），需要在同一页面上分别采用横排、竖排或分栏等不同版式编排文档信息。在编辑复制一些带有特殊版式或页眉页脚的文档时，常会发现当前文档的格式发生了莫名其妙的变化，文档中已经设置好的页眉页脚发生了变化，想要恢复到原来的格式却很难控制。上述需求与种种问题，都与Word软件分节符的使用密切相关，需要通过熟悉Word分节符的相关知识及熟练掌握Word分节符的相关操作来解决。一、关于Word分节符Word分节符是一种编辑标记，用来对Word文档进行分节并标记“节”的结束。Word文档中的“节”是大于“段落”的一个概念，是文档格式化的最大单位，也就是说用户对文档的格式最大可以按“节”作整体设置。设置不同的“节”格式，表现在文档页面上主要是版面布局的不同。比如，在一篇文档中，不同的节可以采用不同的纸张类型、不同的纸张方向、不同的页边距、不同的页眉页脚等，这一切均可以通过插入Word分节符并设置节的格式来实现。Word文档中节的格式包括纸张大小、纸张方向、页边距、分栏、页眉和页脚、页码编排、页面边框、垂直对齐方式、打印机纸张来源、行号、脚注和尾注等。二、何时需要使用分节符通常，Word默认将整个文档分为一节，默认的节格式是页面中的初始格式，大部分的初始格式参数值可以从“页面设置”中查阅得知。当用户改变“页面设置”中的某些节格式参数时，整篇文档的格式会整体发生变化。如果用户希望在同一篇文档中出现多样化的版面效果（诸如不同大小的纸张类型、不同的编排方向、不同的页边距、不同的分栏效果、不同的页眉和页脚、不同的页码编排等版面效果）时，就需要对文档作出分“节”处理，即需要在改变节格式的页面起始位置插入分节符。比如，当用户需要从文档的第n页起将纸张由纵向排放改变为横向排放时，就需要在第n页的起始位置插入一个分节符，将整篇文档分成两个“节”，然后对不同的“节”分别进行页面格式设置，就可以使不同的“节”具有不同的版面布局。有时，Word还会根据用户的操作，智能地判断用户的分节需求，自动在合适的位置插入分节符。比如，当我们对文档进行页面格式设置，并在页面设置对话框的“应用于”选项中选择了“插入点之后”时，系统便会在插入点位置自动插入分节符。这样的分节符和用户主动插入的分节符具有同等功效，用户也可以根据需求对其进行各种操作。在实际应用中，用户进行的“页面设置”多数属于节格式的设置。设置究竟对文档中的哪些页面起作用，关键在于“应用于”的选项。这里的“应用于”有“本节”“插入点之后”和“整篇文档”三个选项，通过该选项可以确定当前设置的格式对文档的哪些页面起作用。三、使用分节符（一）插入分节符在Word文档中，插入分节符的操作很简单，只需要执行“插入”菜单下的“分隔符”命令（在Word2010中请选择“页面布局”分类标签中的“分隔符”），然后在对话框中选择“分节符类型”，单击“确定”，即可在插入点所在位置插入一个分节符。用户可以选择的分节符类型有四种，它们的控制效果如下：“下一页”，在当前位置插入分节符，新节的内容从下一页页首开始排版。“连续”，在当前位置插入分节符，新节的内容从同一页分节符后下一行开始排版。“奇数页”，在当前位置插入分节符，新节的内容从下一个奇数页页首开始排版。“偶数页”，在当前位置插入分节符，新节的内容从下一个偶数页页首开始排版。（二）显示与隐藏分节符用户插入的Word分节符是一种编辑标记，同其他编辑标记一样，分节符既可以显示在页面上，也可以隐藏。在“页面”视图方式下，用户可以利用常用工具栏上“显示／隐藏编辑标记”按钮控制其是否显示。但当分节符位于段落结尾靠近右边界的时候，分节符标志有时会无法显示。这时，如果切换到“普通”视图方式来查看，会很清晰地找到文档中所有的分节符。所以，当用户需要对分节符进行更多操作时，可以将文档的视图方式切换为“普通”视图。（三）删除分节符要慎重通常，Word分节符显示为“__分节符（下一页）__”或“一节符（连续）；”等。分节符虽然可以显示在页面上，却不会被打印出来，它们属于非打印字符，在文档中只起控制作用，控制当前“节”按用户设置的格式来排版。每个分节符都隐含着它所控制的“节”的部分格式标记，通常删除分节符也会删除该节的部分节格式。。用户虽然可以像删除文档中的字符一样很容易删除它们，却不可以随意删除。上文提到的格式发生变化或丢失的问题也正是由于要么复制了不该复制的分节符，要么删除了不该删除的分节符。每个分